Na ratunek kreatywnym

Gdyby ktoś zapytał mnie jaki najczęściej błąd w swoich sprawach prawnych popełniają nasi rodacy  odpowiedziałbym bez wahania: „doręczanie pism na czas”.

W przypadku agencji marketingowych takie pisma które „koniecznie trzeba doręczyć na czas” to niewątpliwie wszelkie oświadczenia o wypowiedzeniu umów.  Może to dotyczyć zlecenia, najmu czy też pracy. W zasadzie każdej umowy zawartej na czas określony lub nieokreślony.

Skuteczne doręczenie listu poleconego w takich przypadkach jest kluczowe.

Dajmy na to taką sytuację: będąc do cna rozgoryczonym postępowaniem swojego podwykonawcy postanawiasz, że przysłowiowa miarka się przebrała i trzeba się pożegnać.

Sprawdzasz umowę i widzisz, że wypowiedzenie składa się na koniec miesiąca i wynosi 1 miesiąc.

A że akurat jest parę dni przed końcem miesiąca to zbierasz się w sobie, drukujesz pismo z wypowiedzeniem umowy zlecenia, bez sentymentu je podpisujesz i gnasz na pocztę (zwaną szumnie Urzędem Pocztowym).

W duchu sobie gratulujesz, bo już w dniu 28 marca będziesz mieć sprawę z głowy.

Czyli z zapasem, prawda?

I zapewne stojąc w kolejce jeszcze sam siebie utwierdzisz w przekonaniu:

„Liczy się przecież data nadania na poczcie”

Prawdą jest, że w tym przekonaniu przez lata utwierdzały nas niezliczone urzędy i sądy.

Praktycznie nie da się otworzyć oficjalnego pisma, aby nie „wystrzelił” z niego plik pouczeń.

Co w nich wyczytasz? Że „wystarczy nadać poleconym, aby zdążyć„.

Jak nie na poczcie to u dowódcy jednostki (dla tych co skoszarowani), ale chociażby u kapitana statku (dla tych co w podróży). Skuteczne doręczenie listu poleconego to jego nadanie. Liczy się data stempla.

Czy ta zasada jest uniwersalna?

Niestety nie. Wbrew obiegowej opinii zasada „data nadania = zachowanie terminu” to raczej wyjątek od reguły.

Faktycznie przyzwyczaiły nas do tego różne procedury sądowe i administracyjne.

I niestety ta reguła ma zastosowanie właściwie tylko do tych postępowań (cywilnego, karnego, administracyjnego etc.).

Skuteczne doręczenie listu poleconego – kiedy?

W sprawach pomiędzy agencją marketingową a klientem liczy się data doręczenia listu z pismem, a nie jego nadania.

Tak samo jest między pracodawcą i pracownikiem, wykonawcą i podwykonawcą oraz w niezliczonych innych sprawach.

Reguluje to kodeks cywilny:

Art. 61. [Chwila złożenia i skuteczność odwołania]
§ 1. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. 

Oświadczenie woli to oczywiście Twoje pismo z wypowiedzeniem umowy. Twoją wolą jest zakończenie współpracy więc oświadczasz to drugiej stronie na piśmie. Myślę, że tak jest łatwo zapamiętać 😃.

Żeby wypowiedzenie odniosło skutek w powyższym przypadku z podwykonawcą musi ono dotrzeć do niego „w taki sposób aby mógł on zapoznać się z jego treścią„. Czy jak Pani na poczcie podbije Ci potwierdzenie nadania i rzuci przesyłkę na stosik do wysyłki to Twój podwykonawca może zapoznać się W TYM MOMENCIE z jego treścią? Nie, chyba że dorabia na poczcie 😉.

Taka możliwość powstanie dopiero, gdy listonosz zapuka do drzwi podwykonawcy i uprzejmie oznajmi „polecone przyniosłem”.

W takim przypadku przyjmuje się, że doręczenie nastąpiło kiedy podwykonawca odebrał list polecony. Nie musi go jednak fizycznie otwierać, sam fakt odbioru jest wystarczający.

Skuteczne doręczenie listu poleconego a odmowa adresata

Jeżeli Twój adresat oznajmi listonoszowi, że nie odbiera ten poczyni na kopercie wzmiankę „adresat odmówił przyjęcia przesyłki”.

Po co ta adnotacja?

Ano, bo ta odmowa ma taki sam skutek jak doręczenie listu.

Dlaczego? Bo adresat miał możliwość zapoznania się z przesyłką, a to już wystarczy dla przyjęcia, że w świetle prawa mamy do czynienia z doręczeniem.

Zapytasz:

„a co jeśli podwykonawca nie otworzy listonoszowi a potem nie podejmie awiza z poczty?”.

Co prawda nie wynika to wprost z przepisów, ale sądy poradziły sobie i z tym problemem: przyjmuje się że momentem doręczenia jest ostatni dzień kiedy adresat mógł odebrać przesyłkę z poczty po tzw. powtórnym awizo.

Wróćmy jednak do naszej sytuacji kiedy absolutnie kluczowym jest aby Twój podwykonawca otrzymał pismo najpóźniej na koniec miesiąca.

W takim przypadku nie pozostaje nam nic innego jak tylko nadać przesyłkę z zapasem czasu jaki potrzebny będzie na przekazanie listu pomiędzy urzędami pocztowymi oraz jego na dwukrotne awizowanie.

Na tak zwane „oko” (a powszechną jest opinia, że po to mamy oczy żeby robić na oko 😄 ) nie powinniśmy więc zwlekać z naszą przesyłką dłużej niż do 10 marca.

Skuteczne doręczenie listu poleconego wymaga nieco planowania, ale …

Przezorny zawsze ubezpieczony!

Potrzebujesz sprawdzonego wzoru umowy?

Brak czasu na czytanie?

Zobacz także:

• Zerwanie umowy – dlaczego umowy z Twoją Agencją Kreatywną nie można tak po prostu “zerwać” i ile to może klienta kosztować
• Odstąpienie czy wypowiedzenie umowy – jaka jest różnica między odstąpieniem a wypowiedzeniem i kiedy masz je stosować.

Podziękowania dla:

• Photo by Samuel Zeller on Unsplash

I stało się. Twoja sieć kontaktów z luźno powiązanej grupy freelancerów wykonujących wspólnie projekty przekształciła się w mały start-up.

Ambicje są duże, zapał nieposkromiony, a potencjalne kontrakty….lukratywne 😀.

Gratuluję!

Być może oznacza to, że Ty i Twój laptop wkrótce będziecie musieli zamienić stół kuchenny i znoszone bambosze na biuro z prawdziwego zdarzenia.

Wtedy potrzebna Ci będzie umowa najmu biura.

Zanim zaczniemy zdradzę Ci sekret, który lifestajl jest lepszy:

„domowego” freelancera

czy „biurowca”.

Otóż obydwa są świetne!

A najlepsze jest to, że wcale nie musisz wybierać.

Bo tylko dlatego, że zdecydowałeś się wynająć biuro nie oznacza Twojego poddańczego przywiązania do niego.

Taka już ludzka natura: lubimy popadać w przesadę.

Pewnie słyszałeś utyskiwania pokroju „jak pracujesz z domu to tygodniami z niego nie wychodzisz”, a jak pracujesz z biura…

„to tygodniami z niego nie wychodzisz” 😄.

Do posta dołączyłem zdjęcie mojego biura i zdradzę Ci, że uwielbiam przyjeżdżać tutaj w naprawdę wcześnie w letnie poranki.

Nie oznacza to jednak, że nie ma dni kiedy wolę „zaszyć” się w domowych pieleszach i popracować…z kuchni. Albo z kawiarni.

Są jednak takie momenty kiedy od razu zatęsknisz za prostotą pracy z domu: kłopoty z Wynajmującym.

Najem biura nie zawsze musi wiązać się z problemami i zazwyczaj wystarczy zadbać o kilka szczegółów.

#1 Sprawdź kto jest właścicielem lokalu

To, że ktoś oferuje ci biuro do wynajęcia nie musi oznaczać, że ma absolutne prawo tak postępować.

Mało intuicyjne, wiem 😃.

Może się zdarzyć, ale lokal ma tzw. nieuregulowany stan prawny (jest kilku spadkobierców i każdy z nich jest współwłaścicielem).

Albo może Twój przyszły Wynajmujący „zapomniał” Ci wspomnieć, że jest tylko najemcą i próbuje Ci podnająć biuro…do czego nie ma prawa.

W każdym przypadku domagaj się podania Ci numeru księgi wieczystej lokalu. Taki numer następnie możesz wpisać w Systemie Elektronicznej Księgi Wieczystej i „od ręki” uzyskać informację o tym kto jest właścicielem.

Oczywiście nie jest to odpowiedź na wszelkie problemy (stany prawne lokalu bywają czasem skomplikowane), ale z pewnością pozwoli uniknąć ich przeważającej większości. Poza tym jeżeli Twój przyszły Wynajmujący nie chce Ci w ogóle podać numeru księgi wieczystej (a nie powinien mieć z tym żadnych problemów) to już powinna Ci się zapalić lampka ostrzegawcza.

#2 Zadbaj o możliwość wypowiedzenia umowy

To jest absolutny numero uno jeżeli chodzi o problemy z najmem.

Zawierając umowa najmu biura na czas oznaczony godzisz się na to, że nie będzie się dało jej wypowiedzieć.

Jak ustalić czy umowa jest na czas oznaczony? Jeżeli nie jest to wprost „wysłowione” w treści umowy to wskazywać będą na to takie postanowienia:

„umowa zostaje zawarta na okres 2 lat”

lub

„umowa obowiązuje do dnia 02.03.2018”

Oczywiście umowa na czas oznaczony ma swoją podstawową zaletę: masz pewność, że będziesz mógł prowadzić swoją działalność w określonym lokalu przez określony, często długi okres czasu. Jeżeli masz pewność, że to jest TO upragnione biuro za świetny czynsz to oczywiście umowa najmu na czas oznaczony jest dla Ciebie.

Gdy jednak przychodzą do mnie najemcy to jednak nie dlatego, że mają wspomniane „upragnione biuro za świetny czynsz” tylko wręcz przeciwnie.

Pytanie zawsze pada to samo:

„jak wyjść z tej umowy?”

I tutaj niestety zazwyczaj jest pat, bo umowa terminowa obowiązuje…aż do upływu terminu na jaki została zawarta.

Dobra wiadomość jest taka, że przepisy kodeksu cywilnego dotyczące najmu są bardzo elastyczne i można je dowolnie zmieniać.

Dopuszczalna jest więc taka „hybryda”, w której np:

• przez pierwsze 6 miesięcy żadna ze stron nie może jej wypowiedzieć
• następnie każda ze stron może złożyć wypowiedzenie z dowolnie wybranym przez was terminem (np: 4 miesiące)
• a w każdym przypadku umowa rozwiąże się z datą 1 stycznia 2019.

Chcę Ci tylko uświadomić, że fałszywą jest alternatywa:

umowa na czas nieoznaczony z krótkim terminem wypowiedzenia

lub

umowa na czas oznaczony bez możliwości wypowiedzenia

Rozwiązań jest wiele, więc dobrze więc się zastanów jakiej naprawdę potrzebujesz umowy.

#3 Zabezpiecz się przed podwyżką czynszu

Mało znanym przepisem kodeksu cywilnego jest art. 685[1] kc który brzmi następująco:

Art. 685[1]. [Podwyżka czynszu]
Wynajmujący lokal może podwyższyć czynsz, wypowiadając dotychczasową wysokość czynszu najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego.

Daje to prawo wynajmującemu do jednostronnej zmiany umowy najmu lokalu użytkowego zawartej tak na czas oznaczony jak i nieoznaczony. Podwyższenie czynszu nie wymaga zmiany umowy, bo jest dokonane w drodze tzw. wypowiedzenia.

Nie muszę chyba dodawać, że każda podwyżka czynszu nie jest miłym zaskoczeniem, a jeżeli następuje w sposób drastyczny to może zmusić Cię do zrezygnowania z lokalu (jeżeli nie przyjmiesz podwyżki to umowa najmu wygaśnie).

Jest to delikatnie rzecz ujmując mało optymalne zwłaszcza jeżeli musiałeś dostosować biuro do potrzeb Twojej agencji reklamowej i poniosłeś związane z tym, wymierne koszty.

Niby więc zawarłeś umowę na czas nieoznaczony, miałeś gwarancję, że będziesz mógł korzystać z biura przez długi czas, a Wynajmujący i tak znalazł na Ciebie sposób.

Na szczęście jak wypowiedział się Sąd Apelacyjny w Warszawie (I ACa 654/14) przepis ten mogą strony dowolnie modyfikować, a nawet wyłączyć jego stosowanie. 

Pamiętaj więc o prostej klauzuli w Twojej umowie najmu:

„Strony niniejszym wyłączają uprawnienie Wynajmującego wskazane w treści artykułu 685[1] k.c. dotyczące podwyższenia czynszu”

lub

„Strony wyłączają stosowanie artykułu 685[1] k.c.”

Oczywiście umowy najmu to „temat rzeka”, ale jeżeli zadbasz o te trzy sprawy to gwarantuję Ci, że szansę wystąpienia „bólu głowy najemcy” i nagłej tęsknoty za czasami pracy tylko z domu wydatnie spadną 😀.

Potrzebujesz sprawdzonego wzoru umowy?

Brak czasu na czytanie?

Zobacz także:

• Awaria w Twoim biurze – co zrobić jeżeli wynajmujący odmawia naprawy i jak odzyskać z tego tytułu pieniądze
• Uchwała Wspólnoty Mieszkaniowej – czy potrzebujesz zgody Wspólnoty Mieszkaniowej na prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu lub powieszenie na elewacji tabliczki.