Na ratunek kreatywnym

Zatory płatnicze są faktem i pojawią się u Ciebie prędzej czy później. Co więcej branża kreatywna to w zdecydowanej większości mikro i małe firmy, a więc ci przedsiębiorcy, którzy statystycznie są bardziej narażeni na utratę płynności finansowej.

Przyczyny wyjaśnia Mirosław Sędłak zarządzający programem Rzetelna Firma:

„mikroprzedsiębiorcy (…) biorą wszystkie zlecenia, „nie myśląc przy tym o ewentualnym ryzyku braku płatności”. A to oznacza to, jak ocenił, brak pewności, że klient faktycznie wywiąże się z płatności. „A dla mikrofirmy nawet jedna niezapłacona faktura może być powodem utraty płynności finansowej, kilka przyczyną upadłości” – wyjaśnił”

źródło: polsatnews.pl

Oczywiście jak już zdarzy Ci się faktura, która niezapłacona przez klienta miesiącami „wisi” w systemie to pewnie mało Cię obchodzi jaka jest geneza tego zjawiska i co na to statystyka. I słusznie, bo skupić się wtedy należy na windykacji zadłużenia.

Być może czytałeś na tym blogu, że jestem wielkim fanem zasady Pareta, a jak nie to przypominam: często 20% działań ma wpływ na 80% wyniku.

Według mnie w windykacji tymi 20% Twoich działań, które będą miały gigantyczny wpływ na odzyskanie pieniędzy są:

1. zdecydowanie w działaniu
2. szybkość działania
3. podpisana przez klienta faktura

Nie mam problemów z przekonaniem kreatywnych do tych pierwszych dwóch punktów: jeżeli klient nie zapłaci to bez sensu jest miesiącami czekać na zapłatę, która i tak już nie nadejdzie (i ryzykować przedawnienie faktury). Podejmij decyzję, że zawalczysz o swoje pieniądze, a następnie szybko przystąp do działania. Proste i zdroworozsądkowe podejście.

Z trzecim punktem ZAWSZE mam problem.

Żeby móc wydatnie zwiększyć szybkość i skuteczność windykacji potrzebuję, aby niezapłacona faktura była przez Twojego klienta…podpisana.

I teraz następuje wybuch mieszanki oburzenia i zdziwienia:

„To ludzie jeszcze podpisują faktury??!”

I tu mnie masz. Oczywiście, że wszyscy korzystamy z automatycznych programów do fakturowania, które wyślą dokument w wersji elektronicznej, zaproponują formę płatności i jeszcze podziękują za przelew. Super, szkoda tylko, że te programy jeszcze dodatkowo same nie poprowadzą windykacji 😜.

W takich realiach podpisywanie faktur nie tylko, że nie ma uzasadnienia w przepisach podatkowych to jeszcze jawi się jako przeżytek, a nawet oznaka braku zaufania dla kontrahenta. Wszystko to rozumiem i mam dla Ciebie nawet konkretne rozwiązanie na końcu tego posta. Daj mi szansę 😁.

Ścieżka windykacji czyli nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym

Żeby zrozumieć zaletę podpisanej faktury musisz najpierw poznać całą ścieżkę sądowej windykacji.

Spokojnie, założę że nie masz o tym zielonego pojęcia i wyjaśnię łopatologicznie 😜.

1. wysyłasz do przeciwnika wezwanie do zapłaty – takie wezwanie czasem pomaga zwłaszcza jeżeli sporządzi i podpisze je adwokat. Poza tym wymogiem formalnym pozwu jest, aby wskazać czy strony podjęły próbę ugodowego zakończenia sporu. Takie wezwanie jest tego najlepszym dowodem.
2. składasz pozew – do pozwu dołączasz umowę, niezapłaconą fakturę i niestety wnosisz na rachunek bankowy sądu stosowną opłatę. Jeżeli dochodzisz zapłaty kwoty do 20.000 zł to opłaty te są bardzo niskie, ale powyżej tej kwoty to całe 5% twojego roszczenia.
3. sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym – jeżeli Twoja sprawa to oczywista oczywistość to sąd wyda tzw. nakaz zapłaty czyli dokument na kształt wyroku, w którym nakazuje Twojemu klientowi, aby zapłacił.
4. sąd doręcza nakaz zapłaty wraz z pozwem stronie przeciwnej – Twój klient może w ciągu dwóch tygodni odwołać się od nakazu zapłaty.
5. przeciwnik odwołuje się od nakazu zapłaty i wnosi odpowiedź na pozew – nic go to nie kosztuje, ale może w ten sposób przeciągnąć sprawę o długie miesiące i zażegnać widmo egzekucji.
6. sąd wyznacza rozprawę lub rozprawy – jeżeli odwołanie od nakazu zapłaty (tzw. sprzeciw) wpłynęło w terminie to sąd wyznaczy normalną rozprawę. Niestety na termin pewnie będziesz czekać kilka miesięcy.
7. sąd wydaje wyrok – po przeprowadzeniu dowodów czyli przesłuchaniu świadków i stron.
8. przeciwnik zwraca się o uzasadnienie wyroku – ponownie nic go to nie kosztuje i zyskuje na czasie.
9. sąd doręcza uzasadnienie wyroku – od tego momentu przeciwnik ma 2 tygodnie na wniesienie apelacji.
10. przeciwnik wnosi apelację – ta już będzie go kosztować, ale symbolicznie jeżeli sądzicie się o kwotę mniejszą niż
    20.000 zł.
11. sąd doręcza Ci apelację przeciwnika – możesz ustosunkować się do treści apelacji w terminie 2 tygodni.
12. wnosisz odpowiedź na apelację – nie wiąże się to z żadną opłatą i nie przedłuży to sprawy.
13. sąd odwoławczy wyznacza rozprawę apelacyjną i wydaję wyrok – ponownie na termin będziesz pewnie czekać kilka miesięcy.
14. sąd nadaje na wyrok klauzulę wykonalności – jest to rodzaj pieczątki, która stwierdza że wyrok jest prawomocny, ostateczny i wykonalny. Przeciwnik musi zapłacić.
15. kierujesz sprawę do komornika – składasz wniosek o wszczęcie egzekucji i dołączasz do niego wyrok z wspomnianą klauzulą wykonalności.
16. komornik prowadzi windykację zajmując konta bankowe, samochody etc.  – komornik będzie Ci przekazywać w zajęte w toku egzekucji pieniądze…o ile dłużnik nadal je posiada.

Jak widzisz proces windykacji może się dłużyć i jeżeli Twój klient nie zapłacił przez swoje problemy finansowe to masz niemal gwarancję, że przez 1-2 lata procesu jego problemy tylko się zwiększyły. Być może w toku egzekucji okaże się, że musisz ustawić się w dłuuuuuuugiej kolejce, bo Twój klient ma też innych, bardo licznych wierzycieli.

Bardzo mało zachęcająca perspektywa 😅.

Ale jest alternatywa!

Nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym

Powyżej opisałem jak wygląda typowa sprawa niezapłaconej faktury. Warto dodać, że nakaz zapłaty który określiłbym jako „zwykły” w rzeczywistości nazywa się „nakazem upominawczym”. Jest jeszcze drugi rodzaj nakazu. Lepszy 😍. Nazywa się „nakaz nakazowy”. Masło maślane.

Zobacz jednak jak drastycznie zmienia się ścieżka windykacji:

1. wysyłasz do przeciwnika wezwanie do zapłaty
2. składasz pozew – opłata wynosić będzie tylko 25% z tego co zapłaciłbyś za zwykły pozew! To pierwszy bonus!
3. sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym
4. składasz do komornika wniosek o zabezpieczenie – już na tym etapie możesz wysłać do komornika wniosek o „egzekucję”. Piszę w cudzysłowie, bo w rzeczywistości będzie to postępowanie zabezpieczające. Różnica jest taka, że komornik zabezpieczy majątek Twojego klienta żeby w przyszłości dało się go sprzedać. A teraz najlepsze: jeżeli komornik znajdzie na rachunku bankowym przeciwnika środki to od razu je zabierze i przeleje na specjalny rachunek zwany depozytowym. Na tym rachunku pieniądze będą czekać na Ciebie, aż prawomocnie wygrasz sprawę. Jeżeli szybko skierujesz nakaz do komornika to może on zacząć działać zanim niepłacący klient „połapie” się, że w ogóle zaczęła się jakaś sprawa sądowa!! Element zaskoczenia jest niezwykle ważny.
5. sąd doręcza nakaz zapłaty wraz z pozwem stronie przeciwnej
6. przeciwnik odwołuje się od nakazu zapłaty i wnosi odpowiedź na pozew – i tutaj pierwsza przeszkoda: odwołanie kosztuje 75% normalnej opłaty od pozwu!
7. sąd wyznacza rozprawę lub rozprawy
8. sąd wydaje wyrok
9. przeciwnik zwraca się o uzasadnienie wyroku
10. sąd doręcza uzasadnienie wyroku
11. przeciwnik wnosi apelację 
12. sąd doręcza Ci apelację przeciwnika
13. wnosisz odpowiedź na apelację 
14. sąd odwoławczy wyznacza rozprawę apelacyjną i wydaję wyrok 
15. sąd nadaje na wyrok klauzulę wykonalności
16. kierujesz sprawę do komornika 
17. komornik przelewa Ci zabezpieczone środki – po przedstawieniu komornikowi wyroku z klauzulą wykonalności otrzymasz od komornika przelew z rachunku depozytowego na Twój rachunek (zakładając, że udało się zabezpieczyć środki od dłużnika).

Czyli nakaz nakazowy więc daje Ci:

• niższa opłatę za założenie sprawy
• zniechęca dłużnika do odwoływania się, bo to kosztuje
• szybkie zabezpieczenie u komornika

Co zatem musisz zrobić żeby pełnymi garściami korzystać z dobrodziejstw nakazu nakazowego?

Podpisana faktura

Zgodnie z przepisami podpisana przez klienta faktura jest podstawą do wydania nakazu nakazowego:

Art. 485. [Podstawy wydania nakazu zapłaty]
§ 1. Sąd wydaje nakaz zapłaty, jeżeli powód dochodzi roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych, a okoliczności uzasadniające dochodzone żądanie są udowodnione dołączonym do pozwu:
1) dokumentem urzędowym;
2) zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem;
3) wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu;
4) zaakceptowanym przez dłużnika żądaniem zapłaty, zwróconym przez bank i niezapłaconym z powodu braku środków na rachunku bankowym.

Muszę tutaj uczulić jednak na dwie kwestie:

• fakturę musi podpisać osoba która faktycznie może reprezentować Twojego klienta – jest to szczególnie ważne przy klientach – spółkach [zobacz tutaj jak uniknąć typowego błędu].
• podpis na fakturze musi być czytelny – albo pod podpisem będzie pieczątka imienna (np: Jan Kowalski – Prezes Zarządu), albo podpis musi być czytelny. Żadne tam parafki czy inne gryzmoły.

Oczywiście zdaję sobie sprawę jak nieżyciowe, niezręczne i uciążliwe będzie „pozyskiwanie” podpisów klientów na fakturach.
Ale przecież nie musisz tego robić za każdym razem! Możesz się ograniczyć do naprawdę dużych zleceń, lub klientów którzy nie wzbudzają zaufania.

Na koniec obiecałem patent jak elegancko uzyskać podpis na fakturze:

Dobrym sposobem jest „przemycenie” faktury jako załącznika do protokołu zdawczo-odbiorczego. Klient odbiera np: stronę internetową i jednocześnie potwierdza, że podpisując fakturę przyjmuje ją jako wystawioną zgodnie z umową, na właściwą kwotę i na właściwe dane.  Wszystko to można opisać w protokole i wtedy podpisanie faktury stanie się zwyczajną formalnością.

Powodzenia!

Potrzebujesz sprawdzonego wzoru umowy?

Zobacz także:

• Dodatkowe zastrzeżenia na fakturze – Klient nie chce podpisać z Tobą umowy? Dodatkowe zastrzeżenia w fakturze VAT są dopuszczalne i mogą wywołać dla agencji reklamowej takie same skutki.
• List adwokacki – do czego służy i jaki jest jego koszt oraz zalety

Podziękowania dla:

• Photo by rawpixel on Unsplash