fbpx

Bartosz Gajek

adwokat

Jako adwokat pomagam kreatywnym rozwiązać problemy z jakimi borykają się ich agencje marketingowe. Przeczytasz tutaj jak uniknąć błędów popełnianych w Twojej branży – tych najczęstszych i… tych najbardziej kosztowych. Podpowiem Ci jak umowy mogą chronić efekty Twojej pracy i jak zadbać o to, żeby zawsze działały na Twoją korzyść. Wreszcie poradzę Ci jak porozumieć się z trudnym klientem (TYM który spędza Ci sen z powiek), a gdy wszystko inne zawiedzie – jak skutecznie dochodzić swoich praw przed sądem...
[Więcej >>>]

Sklep z umowami

Umowa o obsługę social media

367,00  brutto

 

Ilość stron: 10

Komentarz:

Konsultacja: ✅

Darmowe aktualizacje:

Dokumenty towarzyszące:

W dobie “social sellingu” dla wielu firm korzystanie z profesjonalnej obsługi mediów społecznościowych stało się koniecznością.

Zdobywając kolejnych klientów zadbaj o to, aby stosowana przez Ciebie umowa o obsługę social media była profesjonalna, przejrzysta i jednocześnie zabezpieczała Twój interes.

Kategoria:

Umowa o obsługę social media to suma moich doświadczeń w obsłudze agencji social media.

I oczywiście wnioski z praktycznych problemów prawnych z jakimi przyszło mi się zmierzyć 😃.

Jak będzie wyglądać korzystanie przez Ciebie ze wzorca?

Poniżej przeprowadzam Cię krok po kroku przez wszystkie postanowienia umowy o obsługę mediów społecznościowych.

Wyjaśnię Ci prawną funkcję każdego z paragrafów oraz w jaki sposób został on przeze mnie zaprojektowany, aby chronić Twoją agencję social media.

Umowa o obsługę social media

Umowie nadałem tytuł, który w mojej ocenie najlepiej oddaje jej przedmiot.

Jeżeli jednak chcesz zmienić ten nagłówek i dostosować go do swoich potrzeb, to komentarz znajdujący się umowie wyjaśni Ci,
w jaki sposób to zrobić.

Określenie stron umowy

Korzystanie z umowy rozpoczynasz od wypełnienia jej danymi stron.

Ponieważ ty i Twój klient możecie prowadzić działalność gospodarczą w różnych formach umowa o obsługę social media zawiera w tym zakresie kilka wariantów.

Z komentarzy do każdego z wariantów dowiesz się jak określić kto, zgodnie z danymi ujawnionymi we właściwych rejestrach, powinien reprezentować klienta oraz jak to sprawdzić.

Pamiętaj, że dla ważności umowy kluczowym jest żeby Twoja agencja zawarła umowę z osobą rzeczywiście do reprezentowania klienta.

§1 Definicje

Umowa o obsługę social media zawiera paragraf poświęcony zdefiniowaniu najważniejszych pojęć wykorzystywanych w umowie.

To tutaj wyjaśnione są tak ważne kwestie jak m.in. :

  • różnica pomiędzy poprawkami do prac (zmiany o charakterze estetycznym), a zastrzeżeniami do prac (usunięcie wad i błędów),
  • co strony uznawać będą za osobno rozliczane prace dodatkowe,
  • liczenie wszelkich terminów w dniach roboczych (z wyłączeniem weekendów i świąt),
  • jak rozumieć należy siłę wyższą.

§2 Oświadczenia stron

Ta część umowa zawiera deklaracje i oświadczenia stron, które mają stanowić gwarancję jej poprawnego wykonania.

To tutaj klient m.in. zapewnia, że nie znajduje się w upadłości oraz że posiada tytuł prawny do przekazywanych Ci materiałów dodatkowych (logotypów, grafik, tekstów etc.).

Z tym paragrafie została też umieszczona klauzula, która w przyszłości pozwoli Ci się pochwalić wynikami swojej pracy na agencyjnym portfolio oraz w mediach społecznościowych.

§3 Przedmiot umowy

Paragraf dotyczący przedmiotu umowy definiuje podstawowe obowiązki stron.

Agencja będzie świadczyć na rzecz klienta usługę abonamentową polegającą na opracowaniu strategii promowania jego marki za pośrednictwem mediów społecznościowych, a następnie na prowadzeniu na jego rzecz bieżącej obsługi profilów na określonych w umowie portalach społecznościowych.

Klient z kolei zobowiązuje się płacić umówione wynagrodzenie abonamentowe.

Załącznikiem do umowy jest tutaj Twoja oferta (jeżeli ją przygotowałeś dla klienta), a mój komentarz wyjaśnia Ci dlaczego dodawanie takiego załącznika to dobra praktyka biznesowa.

Umieściłem tutaj również klauzulę pozwalającą Twojej agencji na korzystanie z podwykonawców. Komentarz wyjaśni Ci jaka jest Twoja odpowiedzialność za działania np: freelancera, z którego zatrudniłeś do pomocy przy obsłudze social media.

§4 Obsługa social media

Tutaj znajduje się “silnik” Twojej umowy.

Umowę rozpoczynasz od przygotowania dla klienta krótkiej strategi, która będzie waszym drogowskazem.Wspólnie z klientem określacie cele do osiągnięcia, grupę docelową czy tematykę przygotowywanych przez Ciebie treści.

Na podstawie tego dokumentu Twoja agencja social media może rzucić się w wir pracy.

Być może na początku koniecznym będzie zoptymalizowanie profili klienta. Albo inicjowanie dyskusji i aktywizacja odbiorców.

To Ty wiesz najlepiej czego klient potrzebuje, żeby zaistnieć w mediach społecznościowych.

Pewnie zauważysz, że umowa bardzo szczegółowo wymienia czynności jakie wykonasz dla klienta. To są te czynności, które i tak zawsze wykonujesz przy obsłudze social mediów, a o których klient często nie wie lub nie pamięta.

To celowy zabieg. W komentarzu wyjaśniam Ci dlaczego posługiwanie się w umowie językiem wartości sprawia, że klient chętniej podpisze z Tobą umowę i będzie bardziej doceniał pracę jaką wkładasz w rozwój jego biznesu.

§5 Harmonogram

Aby zapewnić Twojemu klientowi możliwie najlepszą obsługę musisz skupić się na przygotowywaniu treści oraz na harmonogramie ich publikowania.

Tutaj nie powinno być miejsca na niezdecydowanie i e-maile, które przez kilka dni pozostają bez odpowiedzi.

Umowa zawiera odpowiednie klauzule, które precyzyjnie określają terminy jakie klient ma na zatwierdzenie przygotowanych przez Ciebie treści lub na wniesienie do nich zastrzeżeń.

Prawo klienta do żądania od Ciebie zmian i przeróbek również jest ograniczone do rozsądnej ilości, abyś nie wpadł w pułapkę niekończących się poprawek.

W harmonogramie znalazło się także miejsce na ofertę na wykonanie przez Ciebie prac dodatkowych. Jeżeli klient będzie chciał zamówić dodatkowe treści to umowa zawiera proste zasady na jakich będziesz mógł otrzymać dodatkowe wynagrodzenie za ich wykonanie.

§6 Materiały dodatkowe

Często przystępując do zarządzania mediami społecznościowymi otrzymujesz od klienta masę materiałów do wykorzystania.

To mogą być logotypy, grafiki, hasła reklamowe czy też filmiki.

Nie zawsze jednak te materiały nadają się do wykorzystania.

Bo ich rozdzielczość jest zbyt niska.

Copy jest z błędami.

A hasło reklamowe w sposób oczywisty narusza prawa autorskie innych osób.

Wszystkie te zastrzeżenia możesz zgłosić klientowi, który może dostarczyć Ci nowe materiały albo polecić wykorzystać to co już dostałeś.

W komentarzu wyjaśniam Ci dlaczego zgłoszenie takich zastrzeżeń zwalnia Twoją agencję social media odpowiedzialności względem klienta i dlaczego warto o to zadbać.

§7 Budżet social media

Wiadomo, że chciałbyś wygenerować dla klienta możliwie największy ruch organiczny, ale nawet najbardziej viralowe kampanie potrzebują czasem “paliwa” 😉.

Dlatego umowa o obsługę social media przewiduje też budżet na płatne reklamy, który pozwoli Ci osiągnąć wymarzone przez klienta zasięgi.

Budżet otrzymujesz z góry, a umowa określa w jaki sposób będziesz mógł go wykorzystać, zwiększyć czy się z niego później rozliczyć.

§8 Wynagrodzenie

Zdecydowanie najprzyjemniejsza część umowy 😁.

Twoje wynagrodzenie ma charakter abonamentowy co oznacza, że klient co miesiąc płaci z góry za usługi Twojej agencji social media.

W komentarzu przestrzegam Cię przed wpadką związaną z brakiem określenia czy kwota wynagrodzenia należna jest netto czy brutto.

Dodatkowo we wzorcu zastrzegłem uprawnienie dla Twojej agencji do wstrzymania się z obsługą social media do czasu kiedy klient ureguluje zaległą fakturę.

§9 Okres obowiązywania umowy

Z moich doświadczeń w pracy z agencjami wynika, że klienci nie lubią się wiązać się wielomiesięcznymi umowami.

Z kolei agencje social media, co jest zupełnie zrozumiałe, nie chcą się angażować w promocję klienta, który po miesiącu może zakończyć z nimi współpracę.

Dlatego w kwestii okresu obowiązywania umowy warto iść na kompromis.

W umowie umieściłem specjalną klauzulę, która w mojej ocenie uwzględnia zarówno interes Twojej agencji jak i klienta.

Zgodnie z brzmieniem umowy przez pewien, ściśle określony okres czasu nie będzie mogła ona być wypowiedziana przez żadną ze stron.

W tym okresie Twoja agencja będzie może liczyć na stały zarobek z abonamentu i pokryć z niego koszty pozyskania klienta oraz zaangażowania się w promocję jego biznesu w mediach społecznościowych.

Po upływie powyższego okresu (np: 3 lub 6 miesięcy) zarówno klient jak i Twoja agencja uzyskujecie prawo do jej rozwiązania za odpowiednim wypowiedzeniem.

W tym paragrafie umieściłem również cały katalog przypadków kiedy agencja social media, nie mogąc świadczyć usługi z przyczyn dotyczących klienta, zachowuje nadal prawo do wynagrodzenia abonamentowego.

Taka sytuacja może mieć miejsce gdy klient, zamiast wypowiedzieć umowę, zmieni hasła do udostępnionych Ci kont i przestaje odbierać od Ciebie telefony.

§10 Poufność

Umowa o obsługę social media posiada prostą klauzulę dotyczącą poufności.

W obecnych czasach praktycznie każdy klient oczekuje, że przedstawiony mu wzorzec będzie zawierał jakieś zapisy typu NDA (non disclosure agreement) chroniące jego biznes.

Nie znajdziesz jednak tutaj rozbudowanych postanowień ani gigantycznych kar umownych grożących Twojej agencji za naruszenie poufności.

Z mojego doświadczenia bowiem wynika, że Ci klienci którzy oczekują iście “atomowego” NDA sami podsuną Ci do podpisania swój wzorzec.

Pozostali kontrahenci najczęściej będą usatysfakcjonowaniu tą prostą klauzulą, która już w umowie się znajduje.

§11 Reklamacje

W mojej praktyce mam też do czynienia z trudnymi klientami. TYMI, którzy spędzają właścicielom agencji sen z powiek 😉.

Problemem zazwyczaj jest komunikacja z kontrahentem, bo agencje zazwyczaj stanęłyby na głowie żeby rozwiązać jego problem.

Tylko, że zdarzają się klienci, którzy nie chcą, albo zwyczajnie nie potrafią sprecyzować do czego mają zastrzeżenia.

Wtedy bardzo pomocna jest zawarta w umowie procedura reklamacyjna, która krok po kroku określa w jaki sposób niezadowolony klient powinien zgłosić swoje żądania.

Miałem już okazję przetestować tę klauzulę w praktyce i okazało się, że bardzo wzburzony klient ostatecznie wskazał, że …. niepodoba mu się font na stronie głównej. Agencja szybko naprawiła swój “błąd” 😉.

To jedna z tych klauzul, która – miejmy nadzieję – nigdy Ci się nie przyda, ale jest w umowie jeżeli będziesz jej potrzebować.

§12 Zdarzenia niepożądane

Za tym paragrafem stoją dwie historie z mojej praktyki.

Pierwsza część klauzuli dotyczy siły wyższej, za którą z pewnością można uznać występujący na terenie Polski stan zagrożenia epidemiologicznego.  Tyle, że realia gospodarcze pokazały, że COVID-19 jest bezpodstawnie wykorzystywany, aby kontrahent mógł nie wywiązać się z umowy.

Ba, są i tacy, którzy zasłaniają się pandemią, aby wymigać się od zapłaty(“nie zapłacimy no bo … koronawirus“).

Z prawnego punktu widzenia samo występowanie siły wyższej na terenie Polski to za mało. Zarówno klient jak i agencja powinni wykazać drugiej stronie, że COVID-19 wywarł faktyczny i bezpośredni wpływ na ich biznes. Takim przypadkiem mogłoby być np: objęcie właściciela i pracowników kwarantanną.

Dlatego umowa przewiduje procedurę zgłaszania jak siła wyższa bezpośrednio zakłóca działanie firmy.

Przede wszystkim jednak wzorzec wprost wskazuje, że umowa nadal jest ważna, a brak środków pieniężnych nie jest “działaniem koronawirusa”, a jedynie zwykłym ryzykiem gospodarczym.

Druga część klauzuli określa jak się zachować, gdy osoba trzecia zgłosi klientowi, że wyniki Twojej pracy naruszają jego prawa autorskie.

Uczestniczyłem w sprawie, w której klient agencji został pozwany przez inną firmę za naruszenie praw autorskich.

Sporne materiały zostały przygotowane przez agencję, która gotowa była bronić swojego dobrego imienia w sądzie.

A jak się zachował klient? Nie pokazał nam pozwu i nie pozwolił sobie pomóc.

A na odchodne zagroził, że jak przegra to on z kolei pozwie agencję 😣.

Wniosek z tej sytuacji mogłem wyciągnąć tylko jeden: umowa musi regulować również i takie sytuacje.

Dlatego klauzula przewiduje obowiązek dla klienta zgłoszenia agencji wszelkich roszczeń osób trzecich.

Z kolei agencji umowa zapewnia prawne instrumenty, aby móc uczestniczyć w sporze sądowym i podjąć rękawicę rzuconą przez rzekomo poszkodowanego jej działaniami.

§13 Doręczenia

Przy współpracy z większymi podmiotami może okazać się, że “decyzyjność” w firmie klienta jest bardzo rozproszona.

Umowę podpisał Pan prezes.

Na codzień Twoja agencja współpracuje z dyrektorem ds. marketingu.

A dodatkowe prace? Te z jakiegoś powodu musi zatwierdzać dyrektor zarządzający razem z główną księgową.

Firma może też siedzibę główną (będącą np: halą produkcyjną) i dwa biura w różnych miejscach.

Czyli z kim Twoja agencja powinna rozmawiać o umowie i gdzie w razie potrzeby kierować wszelkie oświadczenia?

Kiedy poczynione przez Ciebie ustalenia będą prawnie wiążące, a kiedy pozostaną tylko “luźną rozmową” ?

Żeby usunąć te wątpliwości umowa nakłada na strony obowiązek sprecyzowania:

  • kto kogo je reprezentuje w toku wykonywania
  • który adres i poczta elektroniczna będą właściwe do dokonywania wszelkich doręczeń

§14 Dane osobowe

W umowie umieściłem wyczerpującą klauzulę z wszelkimi niezbędnymi pouczeniami wymaganymi przez RODO.

§15 Postanowienia końcowe

Na końcu umowy znajdują się wszelkie te klauzule, które są niezwykle nudne, ale dla nas prawników – absolutnie konieczne.

W komentarzach wyjaśniam Ci m.in.:

  • w jakie tarapaty możesz popaść, gdy umowa nie wybiera jako właściwego polskiego prawa,
  • dlaczego wszelkie zmiany umowy powinny nastąpić tylko na piśmie,
  • po co określa się właściwość umowną sądu, który miałby rozstrzygnąć wynikający z umowy spór.

Co zawiera produkt “umowa o obsługę social media”?

Wzorzec umowy zawiera 10 stron i opatrzony jest licznymi komentarzami.

W komentarzach wyjaśniam kluczowe dla Twojej agencji postanowienia umowy. Znajdziesz w nich również linki do treści opublikowanych na moim blogu, więc możesz samodzielnie zgłębić dane zagadnienie (gdyby komentarz okazał się być niewystarczający).

Umowie towarzyszy pakiet 8 dokumentów takich jak:

  • Pełnomocnictwo do zawarcia umowy
  • Oferta na wykonanie dodatkowych prac
  • Oświadczenie o wstrzymaniu się z świadczeniem usługi
  • Oświadczenie o zakończeniu negocjacji
  • Zawiadomienie o wadach materiałów dodatkowych
  • Aneks do umowy

Przykładowe kilka stron umowy możesz pobrać klikając poniżej:

umowa o obsługę social media

Mam nadzieję, że wyczerpująco przedstawiłem Ci ten produkt.

Jeżeli masz dodatkowe pytania to z przyjemnością na nie odpowiem 😃.

Możesz ze mną skontaktować się poprzez e-maila bartosz@gajekpartnerzy.pl albo kliknąć w poniższy przycisk i wybrać dogodny dla Ciebie dzień i godzinę rozmowy telefonicznej.

Umów rozmowę