Bartosz Gajek

adwokat

W mojej praktyce zawodowej zajmuję się doradztwem dla szeroko rozumianej branży kreatywnej...
[Więcej >>>]

Chcę zadać ci pytanie

sms facebook messeger email dowód w sprawieW naszych wspaniałych czasach hiper-komunikacji zapewne Twoje konwersacje z klientami są w sposób możliwie najbardziej fantazyjny rozrzucone po różnych kanałach.

Coś wyślesz e-mailem. Potwierdzisz smsem. Zagadniesz na messengerze.

Wszystko gdzieś tam idzie w eter (teraz chce się powiedzieć “w chmurę”) i znika. Grunt, że projekt posuwa się na przód.

Gdy jednak pojawia się pierwszy zgrzyt to naturalnym odruchem jest rzucenie się w odmęty wysłanych wiadomości w poszukiwaniu potwierdzenia, że gdzieś tam TO ustalaliście. TO coś o co jest teraz awantura.

Jest. Masz.

Tylko czy SMS/rozmowa na facebooku/email mogą być dowodem w sądzie?

Mogą.

I na tym właściwe moglibyśmy skończyć 😁.

Chociaż nie, została jeszcze jedna kwestia do omówienia.

Jak dowód zaprezentować w sądzie

Zasadniczo są dwie szkoły:

W pierwszej wersji dowodem są zwykłe wydruki z Facebooka/konta e-mail lub wydruki zdjęcia ekranu telefonu z otwartą wiadomością sms. W takim przypadku sąd pyta się drugiej strony czy faktycznie takie treści zostały wysłane/opublikowane.

Jeżeli druga strona to potwierdzi, to staje się to tzw. „okolicznością przyznaną”, a zatem sąd nie tyle oprze się na dostarczonych wydrukach, co przyjmie, że dane zdarzenie/rozmowa miały miejsce, gdyż zostało przyznane przez obydwie strony, a zatem jest bezsporne.

Drugą możliwością raczej mało znaną i stosowaną jest zabezpieczenie dowodu u notariusza poprzez sporządzenie protokołu w formie aktu notarialnego. A szkoda, bo sam stosuję tę metodę i rekcje ze strony sądu jakie spotykam są od neutralnych po entuzjastyczne. To po prostu rzetelnie przygotowany materiał, który łatwo zweryfikować.

Jak powstaje taki akt notarialny mający posłużyć za dowód?

Notariusz wciąga do treści aktu wskazane wiadomości SMS albo otwiera stronę internetową (np.: okno messengera ) i drukuje ją jako załącznik do protokołu. Można też tak zabezpieczyć całą stronę internetową czy dowolny inny “nośnik” treści.

Zabezpieczenie dowodu teoretycznie zabezpiecza Cię przed zarzutem, że dowód został w jakikolwiek sposób zmanipulowany.
W końcu możliwość edytowania “zrzutu ekranu” są praktycznie nieograniczone.

Akt notarialny za to jest dokumentem urzędowy, a fakt że wydruku dokonał notariusz ma być gwarancją jego rzetelności.

Zaspokoję Twoją ciekawość i wkleję poniżej jak taki dowód wygląda

Protokół otwarcia wiadomości SMS:

 

Protokół otwarcia strony internetowej:

*****
Podziękowania dla:

 

agencja kreatywna windykacja nakaz zapłatyZatory płatnicze są faktem i pojawią się u Ciebie prędzej czy później. Co więcej branża kreatywna to w zdecydowanej większości mikro i małe firmy, a więc ci przedsiębiorcy, którzy statystycznie są bardziej narażeni na utratę płynności finansowej.

Przyczyny wyjaśnia Mirosław Sędłak zarządzający programem Rzetelna Firma:

“mikroprzedsiębiorcy (…) biorą wszystkie zlecenia, “nie myśląc przy tym o ewentualnym ryzyku braku płatności”. A to oznacza to, jak ocenił, brak pewności, że klient faktycznie wywiąże się z płatności. “A dla mikrofirmy nawet jedna niezapłacona faktura może być powodem utraty płynności finansowej, kilka przyczyną upadłości” – wyjaśnił”

źródło: polsatnews.pl

Oczywiście jak już zdarzy Ci się faktura, która niezapłacona przez klienta miesiącami “wisi” w systemie to pewnie mało Cię obchodzi jaka jest geneza tego zjawiska i co na to statystyka. I słusznie, bo skupić się wtedy należy na windykacji zadłużenia.

Być może czytałeś na tym blogu, że jestem wielkim fanem zasady Pareta, a jak nie to przypominam: często 20% działań ma wpływ na 80% wyniku.

Według mnie w windykacji tymi 20% Twoich działań, które będą miały gigantyczny wpływ na odzyskanie pieniędzy są:

  1. zdecydowanie w działaniu
  2. szybkość działania
  3. podpisana przez klienta faktura

Nie mam problemów z przekonaniem kreatywnych do tych pierwszych dwóch punktów: jeżeli klient nie zapłaci to bez sensu jest miesiącami czekać na zapłatę, która i tak już nie nadejdzie (i ryzykować przedawnienie faktury). Podejmij decyzję, że zawalczysz o swoje pieniądze, a następnie szybko przystąp do działania. Proste i zdroworozsądkowe podejście.

Z trzecim punktem ZAWSZE mam problem.

Żeby móc wydatnie zwiększyć szybkość i skuteczność windykacji potrzebuję, aby niezapłacona faktura była przez Twojego klienta…podpisana.

I teraz następuje wybuch mieszanki oburzenia i zdziwienia:

“To ludzie jeszcze podpisują faktury??!”

I tu mnie masz. Oczywiście, że wszyscy korzystamy z automatycznych programów do fakturowania, które wyślą dokument w wersji elektronicznej, zaproponują formę płatności i jeszcze podziękują za przelew. Super, szkoda tylko, że te programy jeszcze dodatkowo same nie poprowadzą windykacji 😜.

W takich realiach podpisywanie faktur nie tylko, że nie ma uzasadnienia w przepisach podatkowych to jeszcze jawi się jako przeżytek, a nawet oznaka braku zaufania dla kontrahenta. Wszystko to rozumiem i mam dla Ciebie nawet konkretne rozwiązanie na końcu tego posta. Daj mi szansę 😁.

Ścieżka windykacji czyli nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym

Żeby zrozumieć zaletę podpisanej faktury musisz najpierw poznać całą ścieżkę sądowej windykacji.

Spokojnie, założę że nie masz o tym zielonego pojęcia i wyjaśnię łopatologicznie 😜.

  1. wysyłasz do przeciwnika wezwanie do zapłaty – takie wezwanie czasem pomaga zwłaszcza jeżeli sporządzi i podpisze je adwokat. Poza tym wymogiem formalnym pozwu jest, aby wskazać czy strony podjęły próbę ugodowego zakończenia sporu. Takie wezwanie jest tego najlepszym dowodem.
  2. składasz pozew – do pozwu dołączasz umowę, niezapłaconą fakturę i niestety wnosisz na rachunek bankowy sądu stosowną opłatę. Jeżeli dochodzisz zapłaty kwoty do 20.000 zł to opłaty te są bardzo niskie, ale powyżej tej kwoty to całe 5% twojego roszczenia.
  3. sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym – jeżeli Twoja sprawa to oczywista oczywistość to sąd wyda tzw. nakaz zapłaty czyli dokument na kształt wyroku, w którym nakazuje Twojemu klientowi, aby zapłacił.
  4. sąd doręcza nakaz zapłaty wraz z pozwem stronie przeciwnej – Twój klient może w ciągu dwóch tygodni odwołać się od nakazu zapłaty.
  5. przeciwnik odwołuje się od nakazu zapłaty i wnosi odpowiedź na pozew – nic go to nie kosztuje, ale może w ten sposób przeciągnąć sprawę o długie miesiące i zażegnać widmo egzekucji.
  6. sąd wyznacza rozprawę lub rozprawy – jeżeli odwołanie od nakazu zapłaty (tzw. sprzeciw) wpłynęło w terminie to sąd wyznaczy normalną rozprawę. Niestety na termin pewnie będziesz czekać kilka miesięcy.
  7. sąd wydaje wyrok – po przeprowadzeniu dowodów czyli przesłuchaniu świadków i stron.
  8. przeciwnik zwraca się o uzasadnienie wyroku – ponownie nic go to nie kosztuje i zyskuje na czasie.
  9. sąd doręcza uzasadnienie wyroku – od tego momentu przeciwnik ma 2 tygodnie na wniesienie apelacji.
  10. przeciwnik wnosi apelację – ta już będzie go kosztować, ale symbolicznie jeżeli sądzicie się o kwotę mniejszą niż
    20.000 zł.
  11. sąd doręcza Ci apelację przeciwnika – możesz ustosunkować się do treści apelacji w terminie 2 tygodni.
  12. wnosisz odpowiedź na apelację – nie wiąże się to z żadną opłatą i nie przedłuży to sprawy.
  13. sąd odwoławczy wyznacza rozprawę apelacyjną i wydaję wyrok – ponownie na termin będziesz pewnie czekać kilka miesięcy.
  14. sąd nadaje na wyrok klauzulę wykonalności – jest to rodzaj pieczątki, która stwierdza że wyrok jest prawomocny, ostateczny i wykonalny. Przeciwnik musi zapłacić.
  15. kierujesz sprawę do komornika – składasz wniosek o wszczęcie egzekucji i dołączasz do niego wyrok z wspomnianą klauzulą wykonalności.
  16. komornik prowadzi windykację zajmując konta bankowe, samochody etc.  – komornik będzie Ci przekazywać w zajęte w toku egzekucji pieniądze…o ile dłużnik nadal je posiada.

Jak widzisz proces windykacji może się dłużyć i jeżeli Twój klient nie zapłacił przez swoje problemy finansowe to masz niemal gwarancję, że przez 1-2 lata procesu jego problemy tylko się zwiększyły. Być może w toku egzekucji okaże się, że musisz ustawić się w dłuuuuuuugiej kolejce, bo Twój klient ma też innych, bardo licznych wierzycieli.

Bardzo mało zachęcająca perspektywa 😅.

Ale jest alternatywa!

Nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym

Powyżej opisałem jak wygląda typowa sprawa niezapłaconej faktury. Warto dodać, że nakaz zapłaty który określiłbym jako “zwykły” w rzeczywistości nazywa się “nakazem upominawczym”. Jest jeszcze drugi rodzaj nakazu. Lepszy 😍. Nazywa się “nakaz nakazowy”. Masło maślane.

Zobacz jednak jak drastycznie zmienia się ścieżka windykacji:

  1. wysyłasz do przeciwnika wezwanie do zapłaty
  2. składasz pozew – opłata wynosić będzie tylko 25% z tego co zapłaciłbyś za zwykły pozew! To pierwszy bonus!
  3. sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym
  4. składasz do komornika wniosek o zabezpieczenie – już na tym etapie możesz wysłać do komornika wniosek o “egzekucję”. Piszę w cudzysłowie, bo w rzeczywistości będzie to postępowanie zabezpieczające. Różnica jest taka, że komornik zabezpieczy majątek Twojego klienta żeby w przyszłości dało się go sprzedać. A teraz najlepsze: jeżeli komornik znajdzie na rachunku bankowym przeciwnika środki to od razu je zabierze i przeleje na specjalny rachunek zwany depozytowym. Na tym rachunku pieniądze będą czekać na Ciebie, aż prawomocnie wygrasz sprawę. Jeżeli szybko skierujesz nakaz do komornika to może on zacząć działać zanim niepłacący klient “połapie” się, że w ogóle zaczęła się jakaś sprawa sądowa!! Element zaskoczenia jest niezwykle ważny.
  5. sąd doręcza nakaz zapłaty wraz z pozwem stronie przeciwnej
  6. przeciwnik odwołuje się od nakazu zapłaty i wnosi odpowiedź na pozew – i tutaj pierwsza przeszkoda: odwołanie kosztuje 75% normalnej opłaty od pozwu!
  7. sąd wyznacza rozprawę lub rozprawy
  8. sąd wydaje wyrok
  9. przeciwnik zwraca się o uzasadnienie wyroku
  10. sąd doręcza uzasadnienie wyroku
  11. przeciwnik wnosi apelację 
  12. sąd doręcza Ci apelację przeciwnika
  13. wnosisz odpowiedź na apelację 
  14. sąd odwoławczy wyznacza rozprawę apelacyjną i wydaję wyrok 
  15. sąd nadaje na wyrok klauzulę wykonalności
  16. kierujesz sprawę do komornika 
  17. komornik przelewa Ci zabezpieczone środki – po przedstawieniu komornikowi wyroku z klauzulą wykonalności otrzymasz od komornika przelew z rachunku depozytowego na Twój rachunek (zakładając, że udało się zabezpieczyć środki od dłużnika).

Czyli nakaz nakazowy więc daje Ci:

  • niższa opłatę za założenie sprawy
  • zniechęca dłużnika do odwoływania się, bo to kosztuje
  • szybkie zabezpieczenie u komornika

Co zatem musisz zrobić żeby pełnymi garściami korzystać z dobrodziejstw nakazu nakazowego?

Podpisana faktura

Zgodnie z przepisami podpisana przez klienta faktura jest podstawą do wydania nakazu nakazowego:

Art. 485. [Podstawy wydania nakazu zapłaty]
§ 1. Sąd wydaje nakaz zapłaty, jeżeli powód dochodzi roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych, a okoliczności uzasadniające dochodzone żądanie są udowodnione dołączonym do pozwu:
1) dokumentem urzędowym;
2) zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem;
3) wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu;
4) zaakceptowanym przez dłużnika żądaniem zapłaty, zwróconym przez bank i niezapłaconym z powodu braku środków na rachunku bankowym.

Muszę tutaj uczulić jednak na dwie kwestie:

  • fakturę musi podpisać osoba która faktycznie może reprezentować Twojego klienta – jest to szczególnie ważne przy klientach – spółkach [zobacz tutaj jak uniknąć typowego błędu].
  • podpis na fakturze musi być czytelny – albo pod podpisem będzie pieczątka imienna (np: Jan Kowalski – Prezes Zarządu), albo podpis musi być czytelny. Żadne tam parafki czy inne gryzmoły.

Oczywiście zdaję sobie sprawę jak nieżyciowe, niezręczne i uciążliwe będzie “pozyskiwanie” podpisów klientów na fakturach.
Ale przecież nie musisz tego robić za każdym razem! Możesz się ograniczyć do naprawdę dużych zleceń, lub klientów którzy nie wzbudzają zaufania.

Na koniec obiecałem patent jak elegancko uzyskać podpis na fakturze:

Dobrym sposobem jest “przemycenie” faktury jako załącznika do protokołu zdawczo-odbiorczego. Klient odbiera np: stronę internetową i jednocześnie potwierdza, że podpisując fakturę przyjmuje ją jako wystawioną zgodnie z umową, na właściwą kwotę i na właściwe dane.  Wszystko to można opisać w protokole i wtedy podpisanie faktury stanie się zwyczajną formalnością.

Powodzenia!

*****

Zobacz także:

Podziękowania dla:

hejt ochrona marki prawnikPan Jacek Kotarbiński napisał ostatnio ciekawy post o internetowym hejcie wokół marki i firmach, które ów hejt sieją, a następnie go rozwiązują.

Mechanizm działania jest bardzo prosty: wokół marki nagle zaczynają pojawiać się negatywne informacje i komentarze, social media manager staje na głowie żeby problem rozwiązać, ale nic nie pomaga dopóki nie wyrośnie jak spod ziemi “ekspert od kryzysów internetowych” i nie zaoferuje swojej, jakże odpłatnej pomocy. Po zapłacie problem znika, ale jak pisze Pan Jacek wtedy “okazuje się, że cały hejt powstał w wyniku działania tej samej firmy, za którą stoi ich kilkadziesiąt trollowych kont i profili internetowych”.

Klasyczny przypadek strażaka-piromana, który podpala po to żeby gasić. Tyle, że akcenty na motywację finansową rozłożone są nieco inaczej.

Postawić zatem należy pytanie…

Czy istnieją skuteczne instrumenty prawne do walki z hejtem?

Jeżeli Twoja agencja marketingowa potrzebowałaby wsparcia w ochronie dobrego imienia zaopiekowanej marki to od razu wyjaśniam: nie jest sztuką wystosować list adwokacki do blogera. Adresat jest zazwyczaj znany, sposób postępowania oczywisty, a dalsze kroki w przypadku sporu dają się łatwo przewidzieć. Przypomina to strzelenie gola do pustej bramki, a następnie triumfalny bieg przez połowę boiska z koszulką wywiniętą na głowę.  Żadna sztuka.

Schody zaczynają się, gdy nasz sprawca jest anonimowy, podpisującym się nickiem pokroju “Pani pchełka”.

Ta anonimowość tak naprawdę nie wynika z tego, że “Pani pchełka” chowa się za numerem IP, bo ten stosunkowo łatwo przypisać do konkretnego abonenta. W rzeczywistości na straży danych “Pani pchełki” stoi tajemnica telekomunikacyjna, która wiąże wszystkich przedsiębiorców telekomunikacyjnych. Tak, tak – także dostawców Internetu 😀.

Ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 243 z późn. zm.) przewiduje, że dane dotyczące abonenta mogą ujawnione tylko na podstawie postanowienia sądu lub prokuratora wydanego w postępowaniu karnym (art. 159 ust.4).

Co to oznacza dla Ciebie i Twojego klienta, którego marka szargana jest hejtem?

Bez pomocy prokuratora się nie obędzie!

Aby prokurator w ogóle zainteresował się sprawą hejt musi posiadać odpowiedni “ciężar gatunkowy”.

Posłużę się kategoriami wagowymi z boksu zawodowego 😉.

Kategoria papierowa (też myślałem, że najniższa jest musza!):

“Ten produkt jest do niczego. Nie wiem jak można taki badziew na rynek wypuścić i ludzi naciągać. Producentowi nie zależy na klientach tylko żeby wyciągnąć od nich pieniądze sprzedając im trefny towar. Nie polecam!”

Kategoria superciężka:

“Oszuści i złodzieje! Producent jest bankrutem i sprowadza do produkcji toksyczne materiały. Zwyczajnie okrada swoich klientów i wiele osób przez te produkty poważnie się rozchorowało. Słyszałem nawet, że jedna osoba zmarła”.

Każdy hejt jest dotkliwy, ale jeżeli to jest wspomniana kategoria papierowa i musza to nie ma nawet co liczyć na pomoc organów ścigania. Nawet najbardziej wprawny i rozdzierający togę nad losem marki prawnik otrzyma odpowiedź odmową jeżeli hejt będzie łudząco podobny do negatywnych opinii konsumenckich.

Jeżeli jednak prokurator pochyli się już nad hejtem to ciągle nie gwarantuje to sukcesu.

Tutaj opisałem jak udało mi się załapać hejtera w Internecie. Problem w tym, że  hejterzy-zawodowcy tacy jak opisani przez
Jacka Kotarbińskiego raczej nie będą obsmarowywać najbliższego otoczenia sprzed komputera w domowych pieleszach. Zawodowiec skorzysta z różnych sposobów na ukrycie się w sieci (np: serwera proxy), lub zwyczajnie skorzysta z darmowego, publicznego WIFI. Problematyczny będzie także wolumen hejtu, bo jeżeli przyjdzie ustalać autorów 150 komentarzy to przychodzi na myśl przysłowie “kiedy luda kupa i Herkules…” 😜.

Czy i kiedy coś się zmieni?

Osobiście uważam, że najpierw musi pojawić się narzędzie pozwalające sądom cywilnym na uzyskiwanie danych abonenta. To czy obsługiwana przez Ciebie marka otrzyma pomoc i ochronę nie powinno zależeć od zupełnie swobodnego uznania prokuratora, który nie dość, że nie posiada doświadczenia w sprawach gospodarczych (np: o zwalczanie nieuczciwej konkurencji) to jeszcze ma na głowie poważne przestępstwa kryminalne. Zawsze będzie istnieć więć pokusa żeby szybko pozbyć się sprawy hejterów.

Korzystanie z narzędzi prawnych powinno być do pewnego stopnia przewidywalne. Jeżeli składam pozew imieniem klienta to mogę zapewnić, że będzie on rozpoznany. Jeżeli zwracam się o pomoc w ustaleniu hejtera – nie mogę obiecać Ci nic.  Totalna ruletka.

*****

Podziękowania dla:

zakończenie negocjacji agencja kreatywnaPrawdziwą zmorą każdego przedsiębiorcy są dwa rodzaje klientów: niezdecydowany i niefrasobliwy. 

Klient niezdecydowany to taki, który prowadzi niekończące się negocjację polegające głównie na przesyłaniu lawiny e-maili z poprawkami do umowy. Każda kropka i przecinek mają dla niego znacznie, a każdy akapit jest bastionem który należy bronić do upadłego. I tak możecie wymienić między sobą nawet i 50 e-maili, a projekt nie posunął się do przodu nawet o krok.

Drugi zaś klient, albo cierpi na nadmiar czasu więc się NIGDY mu nie spieszno, albo – chociaż nie powie tego wprost – traktuje wasz projekt jako najniższy możliwy priorytet. Przykry obowiązek niemalże. Efekt jest taki, że Twoje e-maile znikają w jego inboxie jak kamień w wodzie a w każdej, nawet najmniejszej kwestii musisz klienta nękać SMSami lub telefonami. Bo inaczej nie doczekasz się odpowiedzi.

Twoja agencja kreatywna, jak każde przedsiębiorstwo, ma zapewne określone moce przerobowe. Sam wiesz ile możesz przyjąć projektów, aby móc wywiązać się z przyjętych terminów. Niekończące się negocjacje powodują, że ani nie przyjmujesz kolejnych zleceń, ani nie zarabiasz na na uganianiu się za Panem  “niezdecydowanym” i Panią “niefrasobiliwą”.

Takie negocjacje nie rokują dobrej współpracy, ale być może wychodzisz z założenia, że skoro omawiany jest już projekt umowy to tak jakby trzeba ją podpisać.

Dobra wiadomość jest taka, że tak jakby nie trzeba 😜.

 Zgodne z prawem zakończenie negocjacji

Już wspominałem jak bardzo irytuje mnie określenie “zerwanie umowy”, więc dodam tylko że równie się zżymam na wspomnienie o “zerwaniu negocjacji”. Zerwanie negocjacji kojarzy się jednoznacznie negatywnie, bo w dobie mediacji, porozumień ponad podziałami i komisji trójstronnych utwierdza się nas w przekonaniu, że negocjować zwyczajnie trzeba, bo i wypada i bo paragrafy się na to też znajdą.

No właśnie zobaczmy do tych paragrafów w kodeksie cywilnym:

Art.  72.  [Negocjacje]

§  2. Strona, która rozpoczęła lub prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy, jest obowiązana do naprawienia szkody, jaką druga strona poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy.

Nie będę tutaj wymieniać czego nie robić, co w negocjacjach jest “dobrym obyczajem”, ani o jakiej szkodzie w ogóle można tutaj mówić (powodzenia z jej wyliczeniem!).

Napiszę Ci za to, co można, a warto zrobić: postawić sprawę jasno i uczciwe

Szanowny Panie

Z uwagi na przedłużające się rozmowy w sprawie zawarcia umowy xxxx zmuszony jestem poinformować, że powodują one przestój w pracy mojej agencji. Jeżeli do dnia xxxx nie uda nam się wypracować wspólnego stanowiska i podpisać umowy zmuszony będę zrezygnować z dalszych negocjacji i podjąć się wykonania innego zlecenia. 

E-mail zredagowany w takim duchu stanowi lojalne poinformowanie kontrahenta o Twoich planach i dacie granicznej Twojej gotowości do kontynuowania negocjacji.

Jeżeli to zmotywuje klienta do wytężonej pracy – wartość sama w sobie!

Jeżeli termin upłynie, a umowy ani widu ani słychu – cóż, podziękuj klientowi za poświęcony Ci czas i potraktuj sprawę za zamkniętą.

*****

Zobacz także:

Podziękowania dla:

parafowanie umowy agencja marketingowaZdarza mi się, że klient przesyła mi umowę i chcąc ewidentnie pożegnać się z drugą stroną pisze:

“proszę poszukać czy nie ma w tej umowie jakiegoś błędu”

Dopatruję się wtedy przypisywania prawnikom wiedzy tajemnej, dzięki której można popatrzeć na umowę, zrobić “czary-mary” i nagle (albo jak w komiksach “WTEM!”) umowa staje się nieważna, a wszystkie problemy klienta znikają.

Zgoda, czasami umowa faktycznie ma taki prawny błąd, który prawnik od razu wypatrzy i okrutnie wykorzysta 😄. Pewnie stąd ten mit.

Zdziwiłbyś się jednak wiele umów obciążonych jest często poważnymi wadami, które wynikają... z podstawowych błędów.

Branża kreatywna nie jest tutaj wyjątkiem i bynajmniej nie jest odporna na, i nazwijmy to po imieniu, “wtopy”.

A prawnikiem wcale nie trzeba być, aby ich uniknąć. Wystarczy stosować się do poniższych 6-ciu prostych zasad.

#1 kopiuj firmę prosto z rejestru 

Każdy powinien znać te dwa adresy wyszukiwarka Krajowego Rejestru Sądowego oraz wyszukiwarka Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Na tych stronach możesz podejrzeć swojego kontrahenta niezależnie od tego czy jest spółką czy też prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Bardzo dobrą praktyką jest kopiowanie firmy kontrahenta bezpośrednio z rejestru. Nie bez kozery tę zasadę umieściłem na początku listy: najczęstsze błędy przy oznaczeniu drugiej strony umowy są różnego rodzaju przeinaczenia, przesłyszenia i niedomówienia. Błąd w nazwie klienta może być naprawdę problematyczny więc zawsze sięgaj do źródła czyli do danych z wyszukiwarek. A potem już tylko kopiuj+wklej.

#2 kopiuj dane firmy prosto z rejestru

W umowach często mniej znaczy lepiej, ale ta zasada minimalizmu raczej nie sprawdza się przy oznaczaniu stron umowy. Takie dane jak NIP czy numer KRS zawsze powinny trafić do Twojego kontraktu, bo doskonale identyfikują drugą stronę i usuwają wszelkie wątpliwości z kim zawierasz umowę. Pamiętaj, że np: nazwa spółki może się zmienić, a osoba fizyczna może zamknąć swoją działalność gospodarczą. Te numery z łatwością uzyskasz z wspomnianych wyszukiwarek. A i oczywiście NIP przyda Ci się przy wystawianiu faktury 😄.

 #3 sprawdzaj w rejestrach osoby uprawnione do reprezentacji

To bardzo częsty błąd przy podpisywaniu umów z osobami prawnymi. To, że ktoś mieni się “general managerem”, ma pieczątkę z nazwą spółki oraz jest faktycznym decydentem nie oznacza, że jest również uprawniony do podpisywania umowy. W wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego z szybko sprawdzisz jakie osoby są uprawnione do reprezentowania spółki przy podpisywaniu w jej imieniu umowy.

#4 dołączaj pełnomocnictwa do umowy

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby Twojego kontrahenta przy podpisywaniu umowy reprezentował pełnomocnik.
Może to być zarówno pracownik jak i wspomniany general manager. Ważnym jest, aby owo pełnomocnictwo (lub jego kopia) stało się załącznikiem do Waszej umowy. Nie ma pełnomocnictw “tajnych”, zapewnień o posiadaniu pełnomocnictwa w firmie czy też obietnic jego “dosłania potem”. Jeżeli pełnomocnictwo jest to trzeba go dołączyć do podpisywanej umowy.

#5 parafuj każdą stronę i załączniki

Jeżeli miałbyś z mojego wpisu wynieść tylko jeden nawyk to niech to będzie nawyk parafowania każdej strony i każdego załącznika.Parafowanie zabezpiecza Cię przed zarzutem, że umowa miała inną treść, albo że załącznik w dacie podpisania umowy wyglądał zupełnie inaczej. Umieściłem tą zasadę nieco niżej, gdyż brak parafy nie sprawia takich problemów jak np: błędne dane kontrahenta. Kiedy jednak spór z klientem będzie naprawdę gorący to pewnie odetchniesz z ulgą wiedząc, że wszystkie ustalenia są “zaparafowane” .

#6 parafuj zmiany i dopiski

O ile “parafowanie” stron stosuje wiele osób to już zdecydowanie mniej kreatywnych wie, że parafować trzeba wszelkie zmiany i dopiski na umowach. Życie jest życiem i podając sobie ręce po podpisaniu umowy być może ktoś dostrzeże jakąś literówkę, która miała być skorygowana, ale nie została. Najczęściej są tą terminy realizacji, albo brak adnotacji “netto”, a więc lapsusy stosunkowo ważne 😜. Pierwszy odruch to oczywiście szybciutko machnąć długopisem i ponownie podać sobie ręce.  Obok tej korekty, chociażby najbardziej nawet drobnej, trywialnej i oczywistej należy od razu złożyć parafki. Ile korekt tyle parafek. Pamiętaj, że ze zmianą, która w chwili jej dokonywania była zgodna być może w przyszłości będą musiały się mocować osoby, które o “kuchni” podpisywania i korygowania tej konkretnej umowy nie będą mieć pojęcia. A bez parafek jakieś tam skreślenia i poprawki sugerują…fałszerstwo! I afera gotowa.

Parafuj wszystko i wszędzie!

*****

Zobacz także:

Podziękowania dla: