Sytuacja gdy agencja reklamowa nie ma podpisanej umowy z klientem nie jest niczym niezwykłym. Myślę, że każdy prawnik się ze mną zgodzi, że taki problem to chleb powszedni w wielu branżach 😁.

Od razu uspokajam, że poza nielicznymi wyjątkami umowa konkretnie w branży kreatywnej nie musi być zawarta w formie pisemnej. Najczęściej z okoliczności rozpoczęcia i prowadzenia projektu wynika, że klient Ci go zlecił a Twoja agencja  podjęła się jego realizacji. Szczególnego znaczenia nabiera jednak wtedy coś co zbiorczo określimy jako „dowód zawarcia umowy„.

Bo oczywiście samo twierdzenie, że z klientem masz umowę w sądzie nie przejdzie 😁.

I nie dlatego, że dla sędziego jesteś niewiarygodny, a Twój biznes – szemrany. Po prostu wykonywanie projektu zazwyczaj generuje określone materiały (faktura, korespondencja e-mail, SMS, messenger), a Twoim obowiązkiem jest przedstawić je jako dowody.

Faktura jako dowód zawarcia umowy

Zacznijmy od najczęściej dowodu koronnego w wielu sprawach.

Nigdy nie przestanie mnie dziwić szczególnie osobliwa linia „obrony” pewnych przedsiębiorców. Z jednej strony  twierdzą oni, że nie mają z agencjami żadnej umowy a z drugiej zaś nie mieli żadnych oporów, aby fakturę tejże agencji „zaksięgować” i wrzucić w koszty. A ponoć niewygodnie się siedzi na dwóch stołkach 😁.

Otóż faktura może często naprawić „prawne grzechy” i zupełnie zmienić Twoją sytuację.

Sposobów jest na to wiele, ale omówię najważniejsze dwa:

1. umieszczenie w fakturze klauzul umownych
2. uzyskanie na fakturze podpisu klienta

W pierwszym przypadku faktura może „zastępować” umowę. Dlatego warto w jej opisie umieścić dokładną nazwę projektu i określić dodatkowe warunki (np: zastrzeżenie praw autorskich do czasu zapłaty). Akceptacja takiej faktury przez klienta, co do zasady, będzie również akceptacją warunków określonych w tym dokumencie księgowym.

Jeżeli więc nie masz podpisanej z klientem umowy to nie pisz w fakturze enigmatycznie „Usługa wykonania strony internetowej”. Pisz z rozmachem: „Wdrożenie projektu strony internetowej www.domenaklienta.pl, przygotowanie 5 tekstów, 10 grafik na social media”. To wszystko później może być dowodem w sprawie.

Drugi sposób to podpisanie faktury przez klienta. I nie chodzi mi tutaj o jakąś tam nieczytelną „parafę”. Mówię o solidnym podpisie z pieczątką firmową 😁. Tak „zaopatrzona” faktura jest uznaniem rachunku przez klienta i w sposób diametralny zmienia Twoją sytuację w sądzie. Dochodzenie zapłaty staje się tańsze, szybsze i łatwiejsze, bo dzięki jednemu podpisowi w zasadzie bezspornym jest, że projekt wykonałeś, a klient zaakceptował Twoje wynagrodzenie.

Częściowa zapłata albo deklaracja zapłaty

Jako dowód zawarcia umowy można wykorzystać również to częściową zapłatę dokonaną przez klienta.  Albo chociaż solenne zapewnienie, że ona nastąpi.

Już tylko z tego powodu warto namówić klienta, żeby przelał chociaż pierwszą „ratę” Twojej faktury. Kwota nie ma tutaj znaczenia i nawet symboliczne 50 zł, które trafiło na konto agencji może być dowodem.

Czego?

Dowodem tego, że klient jest związany umową i poczuwa się do zapłaty.

Jeżeli przelew nie wchodzi z grę to zamiast pieniędzy powinieneś postarać się o deklarację zapłaty.

Oczywiście deklaracjami nierzetelnego kontrahenta nie opłacisz np: swojej składki ZUS, ale stanowi ona w świetle prawa tzw. „uznanie roszczenia”. A to z kolei bardzo ułatwia dochodzenie zapłaty na drodze sądowej (podobnie jak podpis na fakturze).

Wydruki stron/e-mail/sms

Osobną kategorią jest Twoja komunikacja z klientem.

E-maile, SMSy, messenger, Slack: wszystko do może stanowić dowód zawarcia umowy i kontynuowania współpracy.

Trudno się potem odżegnywać od współpracy z agencją kreatywną jeżeli w aktach będą się „piętrzyć” e-maile właśnie w jej sprawie.

Podam przykład z sali sądowej:

Dowodem był notarialne zabezpieczony wydruk z messengera i przy tej okazji padło celne pytanie:

„Jeżeli pozwany nie ma z powodem żadnej umowy to skąd ten zachwyt na messengerze z wykonanego projektu?”

Faktycznie strona przeciwna nie szczędziła słowa „zachwycający” linkując do propozycji przedstawionych przez dyrektora kreatywnego 😁.

Często również trudno o lepszy dowód, że klient zlecił Ci określone prace jeżeli z e-maili wynika, że … żądał od Ciebie niekończących się poprawek.

Dlatego przygotowując się do sporu dokładnie przepatrz wszystkie kanały Twojej komunikacji z klientem i wybierz treści, które najlepiej oddają wasze ustalenia.

Dowód zawarcia umowy w sądzie

Na koniec trochę z kuchni adwokackiej.

Absolutnie nie zachęcam Cię, abyś zarzucił sąd dziesiątkami stron wydruków i oczekiwał, że ktokolwiek to „ogarnie”.

W sądzie prezentacja dowodu jest tak samo ważna jak jego posiadanie i zgłoszenie.

Gdy przygotowuję się z klientem do sprawy, a potem występuję z nim na sali sądowej, to najczęściej wygląda to tak:

W pierwszej kolejności przygotowuję pismo, w którym określam co powołuję jako dowód i co chcę nim udowodnić.

Przykładowo będzie to e-mail o treści:

„Witam Pani Karolu.

Akceptujemy wersję strony z 19.08.2018 r. Proszę to wrzucać na nasz serwer”

Tutaj tzw. „teza dowodowa” nie nastręcza trudności: e-mailem wykazuję, że klient zaakceptował projekt i w sensie prawnym odebrał dzieło jakim była strona internetowa.

Przesłuchanie właściciela agencji reklamowej

Drugim etapem jest wystąpienie sądowe moich klientów. To jest zawsze okazja do podsumowań i omówienia dowodów jakie znajdują się w aktach.

Proszę wtedy sędziego żeby udostępnił mojemu klientowi akta (w praktyce oznacza to, że podejdziesz to ławy sędziowskiej gdzie te akta leżą) i zadaję Ci pytania (wcześniej przygotowane of course 😁):

„Proszę powiedzieć sądowi co pozwany dodatkowo zamówił przy projekcie?”

„No sklep internetowy”

(zwracam się do sędziego: proszę o okazanie powodowi karty akt numer 15)

„Czy to jest ten e-mail w którym klient zamówił wdrożenie również sklepu?”

(klient patrzy na wydruk e-maila w aktach)

„Tak to jest ten e-mail. Potem jeszcze omawialiśmy jeszcze szczegóły przez telefon”

(zwracam się do sędziego: proszę o okazanie powodowi karty akt numer 27 i dalsze)

„Proszę powiedzieć sądowi co przedstawiają te wydruki?”

(klient patrzy na wydruki zabezpieczonej strony internetowej)

„To jest sklep uruchomiony przez naszą agencję dla klienta”

„I które elementy Państwo wykonaliście?”

(klient pokazuje ręką na wydruku)

„Całą grafikę i teksty, nie pisaliśmy tylko opisów produktów czyli danych z etykiet”

(zwracam się do sędziego: proszę o okazanie powodowi karty akt numer 31 i 33)

„Proszę powiedzieć który punkt faktury dotyczy tego sklepu internetowego i czy pozwany rozliczył prace”

(klient wskazuje placem na fakturze)

„To jest punkt wdrożenie systemu e-commerce, dalej jest dowód przelewu na 1000 zł. Tyle na dzień dzisiejszy dostaliśmy od pozwanego. Resztę dochodzimy w sądzie„.

Po takim wystąpieniu pozostaje już tylko usiąść i patrzyć jako strona przeciwna „spala się” .

Potrzebujesz sprawdzonego wzoru umowy?

Brak czasu na czytanie?

Zobacz także:

• List adwokacki – do czego służy i jaki jest jego koszt oraz zalety
• 40 EURO dla Ciebie za niezapłaconą fakturę  – jak dochodzić od klienta rekompensaty za opóźnienie z zapłatą.
• Rozdrobnienie roszczenia – jak zminimalizować ryzyko postępowania sądowego, gdy sprawa dotyczy stricte sporu prawnego.

Podziękowania dla:

• Photo by Austin Distel on Unsplash