Pewnie wielokrotnie słyszałeś zapewnienia pewnych klientów o gotowości/woli/chęci* (niepotrzebne skreślić) zapłaty zaległej faktury.

Nie jest jednak wiedzą powszechną, że takie „obiecanki cacanki” posiadają swoje konsekwencje. W świetle prawa deklaracja zapłaty to  uznanie roszczenia. 

Dlaczego warto się upominać o swoje

Niezapłacona faktura, czyli Twoja droga przez gospodarczą mękę, zapewne zaczyna się tak:

Najpierw stoicki spokój. Klient jest dopiero parę dni po terminie. Nic wielkiego.

Potem zaczynają nachodzić Cię czarne myśli. „A co jeśli faktura nie dotarła, bo spam zeżarł?„. Wysyłasz ponownie pdfa i sprawdzasz e-maila co 15 minut.

Następnie jest etap rozczarowania. Fakty są takie, że klient nie zapłacił.

Kolejny krok? Konfrontacja. Dzwonisz/piszesz e-maila/wysyłasz SMSa (które również mogą być dowodem w sprawie).

I tutaj bardzo łatwo jest popełnić błąd. Ty bowiem będziesz enigmatycznie pisał o „potrzebie rozliczenia”, a klient może równie zdawkowo deklarować „wolę załatwienia sprawy” lub „puszczenia przelewu”.

Nic z tego nie wynika, bo za mało tutaj jest konkretów. A pamiętaj, że jesteś już na etapie „windykacji miękkiej”.

Gdy Twoim celem jest (prócz zapłaty of course 😉) uznanie roszczenia przez klienta to musisz precyzyjny.

Nazywaj rzeczy po imieniu, a faktury…. po ich numerach i kwotach.

Zamiast pisać:

„Witam

Zauważyłem, że mamy nieuregulowane tematy zapłaty za przygotowanie i wdrożenie strategi dla sklepu.
Czy dotarła do Państwa faktura?”

Pisz:

„Witam

Nie otrzymałem wpłaty kwoty 5400 zł za fakturę FV/00012/19. Termin płatności upłynął 19.01.2019 r. Proszę o deklarację kiedy otrzymam od Państwa przelew?”

Jaka jest różnica?

Otóż w przypadku pierwszego e-maila klient może odpisać „tak, zrobię przelew jutro” i właściwie nie do końca wiadomo co zostało uznane. W trakcie projektu mogłeś przecież wystawić kilka faktur „cząstkowych”, dostać niepełne przelewy i tak dalej.

W przypadku drugiego e-maila  nie ma żadnej wątpliwości, że klient deklarując „zapłacę do końca miesiąca” uznaje precyzyjnie zidentyfikowane roszczenie.

Uznanie roszczenia i przedawnienie

Te wszystkie „podchody” robisz w trzech zasadniczych celach. Zacznijmy od pierwszego.

Uznanie roszczenia wywołuje coś co szumnie nazywa się „przerwaniem biegu przedawnienia”.

Kiedy minie termin na zapłatę czas zaczyna działać na Twoją niekorzyść. Dlaczego?

Mówi się, że wtedy „przedawnienie biegnie” 😅.

Jak wiesz Twoje faktury mogą po pewnym czasie się przedawnić (w 2018 te terminy na szczęście uległy wydłużeniu).

Gdy klient deklaruje zapłatę konkretnej kwoty to ten „bieg” przerywa i termin zaczyna „lecieć” od nowa.

Taki o to przykładzik:

Fakturę wystawiłeś w październiku 2016 r.

Na nowych zasadach faktura ta przedawniłaby się 31 grudnia 2018 r.

Jeżeli więc 30 grudnia 2018 (dzień przed przedawnieniem!) klient napisze, że za tę fakturę zapłaci to…

Przedawnienie „przerywa się” i nowy termin na zapłatę wypada na 31 grudnia 2020 roku. 

Możliwe, że nawet masz jeszcze jakieś faktury które „spisałeś na straty”, a liczne „obiecanki” klienta powodowały co raz to nowe przerwania biegu przedawnienia (tak tak, można więcej niż raz! 😁).

Uznanie roszczenia a walka w sądzie

Niedawno pisałem, że nie jestem wielkim zwolennikiem pchania klientów w objęcia Temidy. Do sądu znaczy się .

Dodam: zbędnego pchania.

Bo czasem trzeba i należy zawalczyć o swoje w sądzie. A uznanie roszczenia jest potężnym orężem w batalii sądowej.

Otóż nawet niewinny e-mail „ok, zapłacę” ma ukrytą treść, która najczęściej jest niezamierzona. Klient chcąc zapłacić jednocześnie przyznaje, że ma ZA CO zapłacić. A płaci się nie za Twoją fakturę (to jest tylko dokument księgowy), ale za Twoją pracę.

Czyli, że wykonałeś umowę w całości, prawidłowo, bez wad, usterek. Nic tylko się rozliczać.

Nabiera to szczególnego znaczenia, gdy sprawa w końcu trafi do sądu. Tutaj bowiem nagle dowiesz się, że Twój projekt składał się TYLKO Z WAD. Taka jest bowiem naturalna linia obrony pozwanego klienta: formułować zarzuty pod adresem jakości Twojej pracy.

W takim przypadku sąd ma podwójny argument, aby zasądzić Ci należą zapłatę:

• klient wcześniej nie zgłaszał zastrzeżeń, co oznacza, że wad nie było
• klient deklarował zapłatę, co oznacza, że wad nie było

Uznanie roszczenia a nakaz zapłaty

Na koniec zostawiłem najlepsze „uznanie”, ale też najtrudniejsze do uzyskania.

Kiedy składasz do sądu pozew sąd na jego podstawie może wydać nakaz zapłaty.

To taki specjalny „wyrok bez rozprawy”, od którego klient może się odwołać i wtedy sprawa toczy się normalnie.

Szczególnym rodzajem nakazu jest „nakaz nakazowy„. Masło maślane, ale ma dwie gigantyczne zalety:

• klient żeby się odwołać od tego nakazu musi zapłacić często słoną opłatę sądową (normalnie taki sprzeciw podlega opłacie)
• nawet jeżeli klient się odwołał to sprawę możesz od razu skierować do komornika

Tutaj możesz przeczytać więcej jak pieję z zachwytu nad zaletami nakazu nakazowego.

Problem jest jednak w tym, że nie wystarczy uznanie roszczenia e-mailem. Koniecznie to uznanie musi nastąpić w piśmie.

Aby uzyskać taką pisemną odpowiedź powinieneś napisać wezwanie do zapłaty i wysłać je listem poleconym. Wtedy jest szansa, że klient odpowie Ci w takiej samej, pisemnej formule. Możliwe, że jednak odpowie Ci e-mailem/smsem.

Dobrym sposobem, aby taka odpowiedź nastąpiła na piśmie jest skorzystanie z listu adwokackiego. Z doświadczenia wiem, że jak adwokat pisze list to odpowiada mu się również listem…albo wcale 😁.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej jak w ogóle uniknąć zatorów płatniczych to polecam pobranie mojego darmowego ebooka o windykacji w branży kreatywnej.

Potrzebujesz sprawdzonego wzoru umowy?

Brak czasu na czytanie?

Zobacz także:

• Przedawnienie roszczeń Agencji Reklamowej – jak przedawniają się Twoje roszczenia i co zrobić żeby do tego nie dopuścić.
• Nowe terminy przedawnienia roszczeń Agencji Reklamowej – jak nowe zasady przedawniania się roszczeń wpłyną na branżę kreatywną w 2018 roku.

Podziękowania dla:

• Photo by Aziz Acharki on Unsplash