Protokół odbioru powoli odchodzi do lamusa.

Oczywiście, taki dokument miał swoje miejsce kiedy w reklamie królował outdoor.

Wtedy odbiór często dużych gabarytowo instalacji wymagał przyjrzeniu się „paru kwestiom”. W końcu za błąd Twój i wykonawcy mogli zapłacić…przechodnie.

Teraz, w dobie digital marketingu, sporządzenie przez strony takiego dokumentu wydaje się być przeżytkiem.

W końcu po komunikacji z klientem zawsze pozostaje ślad w postaci korespondencji elektronicznej. Widać więc jak na dłoni co klient od Ciebie otrzymał i czy akceptował wyniki Twojej pracy.

A wszelkiej maści logi, raporty i komunikaty pozwalają dokładnie sprawdzić co zaszwankowało np: w kodzie strony.

Tytułowy renesans dla protokołu odbioru nie będzie wynikać z jakiejś realnej potrzeby. Raczej z korzystnej dla agencji reklamowych zmiany przepisów.

Po prostu protokół odbioru zwyczajnie będzie się teraz opłacało mieć. Niewielki bowiem nakład dodatkowej pracy (tak tak, wiem że protokoły są uciążliwe…) może w sposób DRASTYCZNY polepszyć albo pogorszyć Twoją sytuację w sądzie.

Protokół odbioru a nakaz nakazowy

Zacznijmy od zmiany przepisów. Otóż w zeszłym roku pisałem o nakazie nakazowym i jego zaletach.

Nakaz zapłaty jest takim „wstępnym wyrokiem”, który sąd wydaje w odpowiedzi na Twój pozew. Jeżeli klient nie odwoła się od nakazu to w ogóle nie ma dalszej sprawy w sądzie i spór jest prawomocnie osądzony.

Przypomnę Ci, że nakaz nakazowy to specjalny rodzaj nakazu. Ma on wielką zaletę: niezależnie od tego czy pozwany klient odwoła się czy też nie możesz go skierować od razu do komornika. Komornik zajmie należne Ci pieniądze na rachunku bankowym dłużnika i „przetrzyma” je dla Ciebie do zakończenia sprawy.

Do niedawna żeby taki nakaz nakazowy otrzymać należało uzyskać podpis klienta na fakturze.

W teorii brzmi świetnie, ale w praktyce w dobie obsługi przez internet to wymóg wręcz niemożliwy do spełnienia.

Jak miałoby to wyglądać? Klient otrzymuje fakturę w pdfie i ma ją wydrukować, podpisać, zeskanować i Ci ją odesłać?

Musiałbyś chyba zatrudnić dodatkową osobę, która by tego pilnowała. Plus klient który usłyszałby o takim wymogu pewnie popatrzyłby się dziwnie…

Z kolei protokół odbioru przy dużych zamówieniach już nikogo nie będzie dziwił, a ma on teraz takie same skutki jak podpisana faktura.

Sytuację zmienił art. 485 §2a kodeksu postępowania cywilnego, który od 2019 stanowi, że:

„Sąd wydaje nakaz zapłaty na podstawie dołączonej do pozwu umowy, dowodu spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego, dowodu doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku”  

Oznacza to, że będziesz potrzebować pokazać w sądzie:

1. umowę z klientem – wiesz że jestem wielkim promotorem ich zawierania 😉.
2. dowód doręczenia faktury – tutaj wystarczy wydruk e-maila z załączoną fakturą w pdf.
3. dowód wykonania projektu – protokół odbioru nie jest jedynym dowodem wykonania projektu, ale z pewnością…najlepszym!

Na nowych przepisach jako bonus sąd zasądzi na Twoją rzecz także odsetki i równowartość 40 EURO od każdej niezapłaconej faktury.

I jeszcze jedna zaleta: jeżeli będziesz posiadać wspomniane przeze mnie dokumenty to założenie sprawy w sądzie będzie Cię kosztować tylko 25% z tego co normalnie byś zapłacił! Nakaz nakazowy podlega bowiem opłacie wynoszącej 1/4 wpisu sądowego.

Myślę, że już rozumiesz windykacyjną zaletę sporządzania protokołu. Czy takie dokument może Ci się przydać do czegoś jeszcze?

Protokół odbioru a wady projektu

Dodatkową i niewątpliwą zaletą podpisywania protokołu jest uzyskanie potwierdzenia od klienta, że wszystko z projektem jest ok.

Przykładowo przy oddawaniu strony internetowej warto żeby klient przetestował ją na kilku przeglądarkach (jakich? warto to uregulować w umowie!).

Jeżeli wszytko poprawnie się wyświetla, ładuje, scaluje itd. to można podpisać protokół odbioru. Zasadniczo będzie on w przyszłości dowodem że wad nie było.

Od tego momentu nie są brane pod uwagę usterki, które klientowi się przypomną po dwóch tygodniach.

Również wszelkie wykryte później błędy powinny być niezwłocznie Ci zgłaszane. Ociąganie się klienta z zawiadomieniem Twojej agencji reklamowej spowoduje, że  straci on prawo do żądania usunięcia wad (przesądza o tym art. 563 kodeksu cywilnego).

Oczywiście Ty w ramach dobrze pojętej współpracy nadal możesz (i zapewne chcesz) je usunąć.

 Myślę, że połączenie ułatwienia dochodzenia zapłaty i zabezpieczenia przed zbyt późno zgłaszanymi usterkami sprawia, że warto „odkurzyć” protokół odbioru i częściej korzystać z niego przy większych projektach.

Potrzebujesz sprawdzonego wzoru umowy?

Brak czasu na czytanie?

Zobacz także:

• Windykacja w branży kreatywnej – Oporni klienci nie opłacają na czas faktur Twojej agencji marketingowej? Wystarczy jednak przestrzegać kilku zasad żeby windykacja była łatwiejsza. Wszystkiego dowiesz się z tego ebooka.
• Dowód zawarcia umowy z agencją reklamową – Wbrew pozorom agencji reklamowej wcale nie jest trudno o dowód zawarcia umowy z klientem. Taka współpraca obfituje w materiały, które można użyć w sądzie.

Podziękowania dla:

• Photo by Kelly Sikkema on Unsplash