Ofertowanie ma w sobie coś z magii.

To właśnie na tym etapie Twój klient tak naprawdę zrozumie co Twoja agencja reklamowa może zrobić dla jego biznesu.

I zapragnie TO mieć.

Przygotowanie dobrej oferty, jej skuteczna prezentacja i usłyszenie w odpowiedzi sakramentalnego „TAK” potrafi sprawić olbrzymią satysfakcję.

Tylko, że oczarowany Twoją agencją klient musi jeszcze podpisać umowę.

I tu z kolei od moich klientów wiem, że dalej o żadnej magii nie może być mowy 😁.

Zazwyczaj rozmowę o TYCH formalnościach poprzedza ciężkie westchnienie i rzucone w eter „aaaaa no i jeszcze musimy podpisać umowę”.

Skąd to rozżalenie?

Gdyż umowa bywa postrzegana jako, i tutaj cytuję, „drugie ofertowanie”.

Dlaczego?

Bo pomimo, że agencji reklamowej udało się sprzedać swoje usługi to i tak jeszcze musi „sprzedać” klientowi swój projekt umowy.

Tutaj zawsze mogą pojawić się rozbieżności albo zgrzyty, a każda ze stron może sobie wyobrażać brzmienie umowy nieco inaczej.

I gdy ty mocujesz się z klientem nad umową pozostała część załogi agencji czekająca w blokach startowych może jedynie smutno zanucić „a miało być tak pięknie..„

Oczywiście WSZYSTKO da się wynegocjować, ale to kwestia czasu, pieniędzy i cierpliwości. Czyli tych zasobów, których równoczesne i obfite występowanie w przyrodzie bywa równie rzadkie jak … krótka kolejka do wymiany opon na „zimówki” 😁.

Rozwiązaniem jest jeden, prosty trik, który zawsze pomaga mi „pchnąć” sprawy na przód.

Gdy oferta agencji reklamowej idzie w odstawkę

Zbyt często spotykam się z tym, że gdy przychodzi do podpisania umowy oferta idzie w odstawkę/do szuflady/do kosza* (*niepotrzebne skreślić).

Że niby skoro klient ofertę przyjął to teraz trzeba „jakoś” zrobić z niej umowę.

W praktyce oznacza to próbę „wciśnięcia” wszystkich dotychczasowych ustaleń w ciasny gorset wzorca umowy.

A gdy ustalenia nie za bardzo współgrają z tym wzorcem? Cóż, tym gorzej dla ustaleń!

Przecież to jest absurd.

Wyobraź sobie co by było, gdyby Twoja agencja reklamowa zawsze korzystała z tego samego wzorca oferty.

I nagle otrzymujesz od klienta baaaardzo szczegółowy brief. Czy powiesz „tym gorzej dla briefu„?

Oczywiście, że nie.

Staniesz na głowie żeby w każdym calu spełnić oczekiwania klienta.

Poniżej przedstawiam żelazne pięć punktów, które pomogą ofercie-poczwarce „przeobrazić” się w umowę-motyla…

#1 określ ze szczegółami co zrobisz dla klienta i jak to zrobisz

Jeżeli przygotowujesz dla klienta np: logotyp to zadbaj o to żeby oferta zawierała wszystkie soczyste detale.

Czy będzie wersja pozioma i pionowa? Czy będą warianty? Wersje mono i achromatyczne? Czy klient dostanie księgę znaku?

Być może te kwestie wyczerpująco omówiliście na spotkaniu.

Być może 7 z 10 slajdów jakie pokazałeś na prezentacji dotyczyły wariantów jakie przygotujecie.

Ale jeżeli tego nie ma w ofercie to przy redagowaniu umowy to jest zaproszenie do dyskusji. A stąd już tylko jeden krok do ponownych negocjacji. A te miały się już zakończyć…

#2 określ czego oferta agencji reklamowej nie obejmuje

Każdy prawnik, który spędził już kawałek swojego zawodowego życia na sali sądowej potwierdzi Ci jedną kwestię:

w sprawach gospodarczych przesłuchanie zwaśnionych stron często zaczyna się od  słów, które ja nazywam „złotą trójcą”.

• „ja myślałem…”
• „ja byłem przekonany…”
• „nikt nie mówił, że….” 

W jakim kontekście padają te słowa? A no na przykład w takim:

• „ja myślałem, że jak ktoś podejmuje się wykonania logotypu to zapewnia księgę znaku…”
• „ja byłem przekonany, że skoro agencja podejmuje się rebrandingu to wykona również badania rynkowe..”
• „nikt nie mówił, że za przeniesienie autorskich praw majątkowych do projektu będę musiał dopłacić…”

I nie jest tak, że musisz podejmować jakieś niecne i szemrane działania, aby wprowadzić klienta w błąd. Oczekiwania rozmijające się z ofertą agencji reklamowej mogą wynikać już chociażby z nierozumienia jaki typ umowy strony zawierają.

Zadbaj o to żeby w ofercie ująć to co (z braku lepszego określenia) Ty podejrzewasz, że klient może sądzić, że mu oferujesz 😁

Uffff…. Kiepskie zdanie, ale sendo jest takie: nie pozostawiaj w ofercie miejsca na spekulacje. Kto wie, być może klientowi najbardziej zależy na tym co myśli, że dostaje w ofercie. I że to COŚ oczywiście, rzeczywiście dostanie…

#3 określ co klient powinien Ci zapewnić albo dostarczyć

Często projekt nie może ruszyć z miejsca, bo klient zwleka z dostarczenie potrzebnych Ci materiałów. Albo jest dostarcza, ale w takim stanie, że lepiej nie mówić (i nie korzystać!). Przysłowiowe”pół biedy”, gdy klient ma tylko coś odszukać (np: fotografie swojej siedziby z lat 80′). To akurat da się wyegzekwować „nękającymi” emailami i smsami 😁

Schody zaczynają się, gdy trzeba wydać pieniądze np: na duuuużo lepszy serwer.

Oferta nie powinna pozostawiać wątpliwości, że to co w niej jest zawarte da się przeprowadzić, ale pod warunkiem, że klient najpierw…

#4 określ ilość poprawek do jakich uprawniony będzie klient

Jeżeli cokolwiek jest w stanie naprawdę przetestować Twoje zaangażowanie w projekt i cierpliwość to z całą pewnością niekończące się poprawki. I trudno mieć do klienta pretensje, że je zgłasza skoro ciągle to wpada na co raz to lepszy pomysł.

Tylko, że gdybyś Ty wiedział ile przy tych poprawkach będzie pracy to byś inaczej je wycenił…

Albo gdyby klient wiedział, że poprawki spoza uzgodnionej puli dodatkowo kosztują to pewnie miałby mniej pomysłów..

Dlatego oferta agencji reklamowej to dobre miejsce, aby ustalić ile poprawek będzie przewidywać umowa.

#5 określ wysokość swojego wynagrodzenia

Na zakończenie wielki apel: uważaj na kwestie związane z wynagrodzeniem netto/brutto.

W ofercie możesz pisać  kwotę z dopiskiem „netto”, możesz obok stawki wynagrodzenia nadmienić  „+VAT” albo nawet dopisać na końcu „oferta nie zawiera podatku VAT”. Koniecznie zwróć jednak uwagę na to żebyś nie rozmijał się z klientem co obowiązku podatkowego 😁.

Przygotowywanie umowy na podstawie oferty

Po wysiłku włożonym w przygotowania czas na żniwa czyli gdy oferta agencji reklamowej staje się fundamentem umowy.

W projekcie umowy wskaż już w pierwszym paragrafie, że oferta stanowi załącznik do umowy

A dalej? Punkt po punkcie implementuj postanowienia oferty do umowy. Teraz w przypadku jakichkolwiek wątpliwości klienta zawsze możesz odwołać się do treści załącznika:

„zobaczmy jak to uregulowaliśmy w ofercie…”

Brak czasu na czytanie?

Chcesz otrzymywać dodatkowe materiały i aktualizacje?

Zobacz także:

• Dobre praktyki przy zawieraniu umowy – dlaczego kilka drobnych, technicznych czynności pozwoli Ci uniknąć gigantycznej wpadki.
• Jaka powinna być umowa – dlaczego kontrakty warto pisać “łopatologiczne” tak, aby były one czytelne i zrozumiałe także dla innych osób niezaangażowanych w projekt.

Podziękowania dla:

• Photo by Jessica Sysengrath on Unsplash

Otagowane jako: LinkedIN