Osobiście jestem zagorzałym zwolennikiem papieru (a dla przeciwwagi: zażartym wrogiem plastiku).

Na papierze, kreśląc i bazgrząc po nim, myśli mi się najłatwiej.

Książki kupuję i czytam tylko papierowe.

A Kawa z papierowych kubków smakuje mi … najlepiej.

Zdaję sobie jednak sprawę z tego, że co raz bardziej do głosu dochodzi ruch paperless.

I rozsądek też mi podpowiada, że w wielu codziennych sprawach papier to przeżytek będący „wąskim gardłem„.

Umowy są tego doskonałym przykładem.

O ile ty i Twój klient nie siedzicie właśnie w tym samym pomieszczeniu (co nawet przed pandemią należało do rzadkości) to podpisanie umowy wymaga sporo zachodu.

Wydrukuj dwa egzemplarze umowy. Zaparafuj każdą stronę i podpisz się na ostatniej stronie. Włóż egzemplarze do koperty, zaadresuj ją do klienta, a następnie czekaj na kuriera (albo odstój swoje na poczcie). Przy odrobinie szczęścia otrzymasz zwrot podpisanego egzemplarza za pięć do siedmiu dni roboczych.

Nawet taki zwolennik papieru jak ja przyzna, że z biznesowego punktu widzenia brzmi to…słabo 😉.

Czy da się coś zrobić, żeby pozbyć się papieru, oszczędzić sobie obcowania z urzędem pocztowym, a jednocześnie nie wystawiać swojej agencji marketingowej na niepotrzebne ryzyko prawne?

Na szczęście tak 😃.

Z pomocą przychodzi nam forma dokumentowa.

Skąd się wzięła forma dokumentowa

Przepisy dotyczące formy dokumentowe trafiły do naszego kodeksu cywilnego w 2016 roku.

Z założenia miała to być forma zawarcia umowy, która jest „szczebelek niżej” w prawnej hierarchii pod formą pisemną.

Forma dokumentowa nie jest jednak gorszą formą zawarcia umowy tylko…formą uproszczoną.

Aby zachować Forma pisemną Ty i Twój klient musicie złożyć pod umową własnoręczne podpisy i wymienić się podpisanymi egzemplarzami.

Z formą dokumentową jest o tyle prościej, że podpis nie jest potrzebny, a jedynie z treści „dokumentu” musi wynikać że oddaje on Twoje intencje. I oczywiście też nie może być wątpliwości, że w „dokumencie” chodzi o Twoją agencję i klienta.

Słowo „dokument” napisałem w cudzysłowie, bo samo określenie „forma dokumentowa” wprowadza w błąd.

Gdybym naszym rodakom powiedział żeby wyobrazili sobie dokument to z całą pewnością większości z nas stanąłby przed oczami bardzo urzędowy formularz „obity” licznymi pieczątkami (koniecznie z orzełkiem!).

Tymczasem w rozumieniu art. 77[3] kc dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Zatem chodzi o o inne nośniki niż papier.

No, ale praktyka, praktyka i  jeszcze raz praktyka. Jak ten przepis jest stosowany przez sądy?

Otóż za dokument uznawane mogą być obrazy, dźwięki, wiadomości e-mail, sms czy też pliki komputerowe.

Wystarczy, że z tych „dokumentów”wynikać będzie od kogo one pochodzą.

Nie ma formy dokumentowej bez kolców

Na pierwszy rzut oka wszystko wydaje się być  idealne: umowy można raz-dwa zawierać przez e-maila!

Pojawiają się jednak dwa, zasadnicze problemy.

Po pierwsze forma dokumentowa nie zawsze może zastąpić umowę zawartą na piśmie.

Owszem, w przypadku umów o dzieło (np: wykonanie strony internetowej) czy umów o świadczenie usług (np: kampanie Facebook Ads) nie jest potrzeba Ci forma pisemna. Forma dokumentowa jest więc wtedy świetną alternatywną.

ALE (bo zawsze musi być jakieś „ale” 😉) niestety nie ma sposobu na „obejście” wymogu posiadania pisemnej umowy w przypadku praw autorskich.

Jeżeli więc za pośrednictwem e-maila zawrzesz z klientem umowę o wykonanie strony internetowej i przeniesienie praw autorskich do niej to…

W części dotyczącej praw autorskich umowa ta będzie nieważna.

Druga kwestia to ryzyko „przypadkowej” i niezamierzonej zmiany umowy.

Wyobraź sobie, że właśnie rozgrywasz z klientem mecz e-mailowego ping-ponga.

Klient napisał, że to i to mu się nie podoba na stronie internetowej przygotowywanej przez Twoją agencję interaktywną .

Wtedy ty uprzejmie odpisujesz, że co prawda ustalaliście, że będzie tak a tak, ale możesz się zgodzić żeby było inaczej.

Wtedy klient szybko odsyła Ci odpowiedź, że ok, ale pod warunkiem, że …

I tak dalej, i tak dalej 😃.

W końcu coś z klientem ustalicie, ale „połapać”się w tej tasiemcowej korespondencji będzie bardzo trudno.

Co jest w tym niebezpiecznego?

Otóż może się zdarzyć, że w toku takich e-mailowych negocjacji łącząca strony umowa zostanie zmieniona, bo gdzieś tam na marginesie trzydziestego pierwszego maila na coś klientowi przytaknąłeś. Albo klient tak uzna, a sąd przyzna mu rację.

I będzie to wiążące, bo skoro forma dokumentowa pozwana na zawarcie umowy za pośrednictwem e-maila to również w taki sposób może ona być zmieniona.

Jak forma dokumentowa to najlepiej skany umów

Forma dokumentowa jest bez wątpienia wygoda, ale może być również bezpieczna.

Jak sprawić, żeby umowy nie dało się zmienić np: opacznie zrozumianym smsem, czy niefortunnie zredagowanym e-mailem?

Osobiście za bardzo bezpieczną uważam zawieranie umów z wykorzystaniem skanów.

Jedna strona drukuje umowę, podpisuje ją, a następnie wysyła jej skan/zdjęcie do drugiej strony.

Klient robi to samo i wciągu paru minut dochodzi do zawarcia kontraktu.

A jeżeli chcecie sporządzić aneks do umowy zawartej na podstawie skanów?

Również najlepszym rozwiązaniem byłoby zachowanie takiego samego trybu czyli wymienienia się skanami.

Skany, prócz tego że pozwalają na szybkie zawarcie umowy, mają jeszcze dwie zalety.

Są precyzyjne jak umowa pisemna, bo…w praktyce niczym się od niej nie różnią. To w końcu wydrukowana, podpisana i ze skanowana umowa. Tylko tyle, że przy formie dokumentowej nie musisz jej dostarczać klientowi osobiście/kurierem/pocztą.

A po drugie skany umów są traktowane przez strony…poważnie.

W końcu klient podpisał się pod umową i z mojego doświadczenia wynika, że co do zasady czuje się nią bardziej związany niż jakimiś tam mailowymi ustaleniami.

Jak zastrzec (bezpieczną) formę dokumentową dla umowy

Możesz pomyśleć:

„skany są formą dokumentową więc jeżeli zastrzegę, że umowa ma być zawarta i zmieniona w formie dokumentowej to wszystko będzie ok, prawda?’

Niestety nie.

Forma dokumentowa jest pojęciem dużo szerszym niż wspomniane skany wiec jeżeli ją wpiszesz do umowy to owszem, skany będą wiążące.

Niestety wiążące będą również SMSy, e-maile i wiadomości na messengerze.

I wracamy do wspomnianego już przeze mnie problemu „przypadkowej” zmiany lub zawarcia umowy w czasie prowadzenia z klientem komunikacji za pomocą środków elektronicznych.

Na szczęście formę dokumentową można „zawęzić” tylko do skanów.

Nasz kodeks cywilny zawiera generalną regułę, że strony mogą umówić się na wszystko co tylko nie jest sprzeczne z prawem.

Nic nie stoi więc na przeszkodzie, aby Twoja agencja marketingowa umówiła się z klientem, że na potrzeby Waszej umowy formą dokumentową będą…jedynie skany!

Oto jak może wyglądać taka klauzula:

„Za formę dokumentową STRONY będą uważać formę dokumentową w rozumieniu art. 77² kc ograniczoną wyłącznie do oświadczeń woli sporządzonych przez STRONĘ na trwałych nośnikach, opatrzonych jej własnoręcznym podpisem, a następnie doręczonych drugiej STRONIE za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie cyfrowego odwzorowania tych dokumentów”

Życzę Ci szybkiego i bezproblemowego zawierania umów  z użyciem tej zmodyfikowanej formy dokumentowej 😃.

Potrzebujesz sprawdzonego wzoru umowy?

Brak czasu na czytanie?

Zobacz także:

• Dowód zawarcia umowy z agencją reklamową – Wbrew pozorom agencji reklamowej wcale nie jest trudno o dowód zawarcia umowy z klientem. Taka współpraca obfituje w materiały, które można użyć w sądzie.
• Typy umów – Czy pojęcia „umowa rezultatu”, „należytej staranności” i „mieszana” coś Ci mówią? A powinny, bo typy umów mają wpływ na pracę Twojej agencji marketingowej.

Podziękowania dla:

• Photo by Owen Beard on Unsplash