Gdyby ktoś zapytał mnie jaki najczęściej błąd w swoich sprawach prawnych popełniają nasi rodacy  odpowiedziałbym bez wahania: „doręczanie pism na czas”.

W przypadku agencji marketingowych takie pisma które „koniecznie trzeba doręczyć na czas” to niewątpliwie wszelkie oświadczenia o wypowiedzeniu umów.  Może to dotyczyć zlecenia, najmu czy też pracy. W zasadzie każdej umowy zawartej na czas określony lub nieokreślony.

Skuteczne doręczenie listu poleconego w takich przypadkach jest kluczowe.

Dajmy na to taką sytuację: będąc do cna rozgoryczonym postępowaniem swojego podwykonawcy postanawiasz, że przysłowiowa miarka się przebrała i trzeba się pożegnać.

Sprawdzasz umowę i widzisz, że wypowiedzenie składa się na koniec miesiąca i wynosi 1 miesiąc.

A że akurat jest parę dni przed końcem miesiąca to zbierasz się w sobie, drukujesz pismo z wypowiedzeniem umowy zlecenia, bez sentymentu je podpisujesz i gnasz na pocztę (zwaną szumnie Urzędem Pocztowym).

W duchu sobie gratulujesz, bo już w dniu 28 marca będziesz mieć sprawę z głowy.

Czyli z zapasem, prawda?

I zapewne stojąc w kolejce jeszcze sam siebie utwierdzisz w przekonaniu:

„Liczy się przecież data nadania na poczcie”

Prawdą jest, że w tym przekonaniu przez lata utwierdzały nas niezliczone urzędy i sądy.

Praktycznie nie da się otworzyć oficjalnego pisma, aby nie „wystrzelił” z niego plik pouczeń.

Co w nich wyczytasz? Że „wystarczy nadać poleconym, aby zdążyć„.

Jak nie na poczcie to u dowódcy jednostki (dla tych co skoszarowani), ale chociażby u kapitana statku (dla tych co w podróży). Skuteczne doręczenie listu poleconego to jego nadanie. Liczy się data stempla.

Czy ta zasada jest uniwersalna?

Niestety nie. Wbrew obiegowej opinii zasada „data nadania = zachowanie terminu” to raczej wyjątek od reguły.

Faktycznie przyzwyczaiły nas do tego różne procedury sądowe i administracyjne.

I niestety ta reguła ma zastosowanie właściwie tylko do tych postępowań (cywilnego, karnego, administracyjnego etc.).

Skuteczne doręczenie listu poleconego – kiedy?

W sprawach pomiędzy agencją marketingową a klientem liczy się data doręczenia listu z pismem, a nie jego nadania.

Tak samo jest między pracodawcą i pracownikiem, wykonawcą i podwykonawcą oraz w niezliczonych innych sprawach.

Reguluje to kodeks cywilny:

Art. 61. [Chwila złożenia i skuteczność odwołania]
§ 1. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. 

Oświadczenie woli to oczywiście Twoje pismo z wypowiedzeniem umowy. Twoją wolą jest zakończenie współpracy więc oświadczasz to drugiej stronie na piśmie. Myślę, że tak jest łatwo zapamiętać 😃.

Żeby wypowiedzenie odniosło skutek w powyższym przypadku z podwykonawcą musi ono dotrzeć do niego „w taki sposób aby mógł on zapoznać się z jego treścią„. Czy jak Pani na poczcie podbije Ci potwierdzenie nadania i rzuci przesyłkę na stosik do wysyłki to Twój podwykonawca może zapoznać się W TYM MOMENCIE z jego treścią? Nie, chyba że dorabia na poczcie 😉.

Taka możliwość powstanie dopiero, gdy listonosz zapuka do drzwi podwykonawcy i uprzejmie oznajmi „polecone przyniosłem”.

W takim przypadku przyjmuje się, że doręczenie nastąpiło kiedy podwykonawca odebrał list polecony. Nie musi go jednak fizycznie otwierać, sam fakt odbioru jest wystarczający.

Skuteczne doręczenie listu poleconego a odmowa adresata

Jeżeli Twój adresat oznajmi listonoszowi, że nie odbiera ten poczyni na kopercie wzmiankę „adresat odmówił przyjęcia przesyłki”.

Po co ta adnotacja?

Ano, bo ta odmowa ma taki sam skutek jak doręczenie listu.

Dlaczego? Bo adresat miał możliwość zapoznania się z przesyłką, a to już wystarczy dla przyjęcia, że w świetle prawa mamy do czynienia z doręczeniem.

Zapytasz:

„a co jeśli podwykonawca nie otworzy listonoszowi a potem nie podejmie awiza z poczty?”.

Co prawda nie wynika to wprost z przepisów, ale sądy poradziły sobie i z tym problemem: przyjmuje się że momentem doręczenia jest ostatni dzień kiedy adresat mógł odebrać przesyłkę z poczty po tzw. powtórnym awizo.

Wróćmy jednak do naszej sytuacji kiedy absolutnie kluczowym jest aby Twój podwykonawca otrzymał pismo najpóźniej na koniec miesiąca.

W takim przypadku nie pozostaje nam nic innego jak tylko nadać przesyłkę z zapasem czasu jaki potrzebny będzie na przekazanie listu pomiędzy urzędami pocztowymi oraz jego na dwukrotne awizowanie.

Na tak zwane „oko” (a powszechną jest opinia, że po to mamy oczy żeby robić na oko 😄 ) nie powinniśmy więc zwlekać z naszą przesyłką dłużej niż do 10 marca.

Skuteczne doręczenie listu poleconego wymaga nieco planowania, ale …

Przezorny zawsze ubezpieczony!

Potrzebujesz sprawdzonego wzoru umowy?

Brak czasu na czytanie?

Zobacz także:

• Zerwanie umowy – dlaczego umowy z Twoją Agencją Kreatywną nie można tak po prostu “zerwać” i ile to może klienta kosztować
• Odstąpienie czy wypowiedzenie umowy – jaka jest różnica między odstąpieniem a wypowiedzeniem i kiedy masz je stosować.

Podziękowania dla:

• Photo by Samuel Zeller on Unsplash