Zdarza mi się, że klient przesyła mi umowę i chcąc ewidentnie pożegnać się z drugą stroną pisze:

„proszę poszukać czy nie ma w tej umowie jakiegoś błędu”

Dopatruję się wtedy przypisywania prawnikom wiedzy tajemnej, dzięki której można popatrzeć na umowę, zrobić „czary-mary” i nagle (albo jak w komiksach „WTEM!”) umowa staje się nieważna, a wszystkie problemy klienta znikają.

Zgoda, czasami umowa faktycznie ma taki prawny błąd, który prawnik od razu wypatrzy i okrutnie wykorzysta 😄. Pewnie stąd ten mit.

Zdziwiłbyś się jednak często zawarcie umowy generuje poważne wady prawne, które wynikają... z podstawowych błędów.

Branża kreatywna nie jest tutaj wyjątkiem i bynajmniej nie jest odporna na, i nazwijmy to po imieniu, „wtopy”.

A prawnikiem wcale nie trzeba być, aby ich uniknąć. Wystarczy, że zawarcie umowy poprzedzi gorliwe zastosowanie się się do poniższych sześciu zasad.

#1 kopiuj firmę prosto z rejestru 

Każdy powinien znać te dwa adresy wyszukiwarka Krajowego Rejestru Sądowego oraz wyszukiwarka Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Zawieranie umów powinno być poprzedzone „podejrzeniem” Twojego kontrahenta właśnie w tych rejestrach.

Bardzo dobrą praktyką jest kopiowanie firmy kontrahenta bezpośrednio z rejestru. Nie bez kozery tę zasadę umieściłem na początku listy: najczęstsze błędy przy oznaczeniu drugiej strony umowy są różnego rodzaju przeinaczenia, przesłyszenia i niedomówienia. Błąd w nazwie klienta może być naprawdę problematyczny więc zawsze sięgaj do źródła czyli do danych z wyszukiwarek. A potem już tylko kopiuj+wklej.

#2 kopiuj dane firmy prosto z rejestru

W umowach często mniej znaczy lepiej, ale ta zasada minimalizmu raczej nie sprawdza się przy oznaczaniu stron umowy. Takie dane jak NIP czy numer KRS zawsze powinny trafić do Twojego kontraktu, bo doskonale identyfikują drugą stronę i usuwają wszelkie wątpliwości z kim zawierasz umowę.

Pamiętaj, że np: nazwa spółki może się zmienić, a osoba fizyczna może zamknąć swoją działalność gospodarczą. Te numery z łatwością uzyskasz z wspomnianych wyszukiwarek.

A i oczywiście NIP przyda Ci się przy wystawianiu faktury 😄.

 #3 sprawdzaj w rejestrach osoby uprawnione do reprezentacji

To bardzo częsty błąd przy podpisywaniu umów z osobami prawnymi. To, że ktoś mieni się „general managerem”, ma pieczątkę z nazwą spółki oraz jest faktycznym decydentem nie oznacza, że jest również uprawniony do podpisywania umowy. W wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego z szybko sprawdzisz jakie osoby są uprawnione do reprezentowania spółki przy podpisywaniu w jej imieniu umowy.

#4 zawieranie umów tylko z pełnomocnictwem

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby Twojego kontrahenta przy podpisywaniu umowy reprezentował pełnomocnik.
Może to być zarówno pracownik jak i wspomniany general manager. Ważnym jest, aby owo pełnomocnictwo (lub jego kopia) stało się załącznikiem do Waszej umowy. Nie ma pełnomocnictw „tajnych”, zapewnień o posiadaniu pełnomocnictwa w firmie czy też obietnic jego „dosłania potem”. Jeżeli pełnomocnictwo jest to trzeba go dołączyć do podpisywanej umowy.

#5 parafuj każdą stronę i załączniki

Jeżeli miałbyś z mojego wpisu wynieść tylko jeden nawyk to niech to będzie nawyk parafowania każdej strony i każdego załącznika.Parafowanie zabezpiecza Cię przed zarzutem, że umowa miała inną treść, albo że załącznik w dacie podpisania umowy wyglądał zupełnie inaczej. Umieściłem tą zasadę nieco niżej, gdyż brak parafy nie sprawia takich problemów jak np: błędne dane kontrahenta. Kiedy jednak spór z klientem będzie naprawdę gorący to pewnie odetchniesz z ulgą wiedząc, że wszystkie ustalenia są „zaparafowane” .

#6 parafuj zmiany i dopiski

O ile „parafowanie” stron stosuje wiele osób to już zdecydowanie mniej kreatywnych wie, że parafować trzeba wszelkie zmiany i dopiski na umowach. Życie jest życiem i podając sobie ręce po podpisaniu umowy być może ktoś dostrzeże jakąś literówkę, która miała być skorygowana, ale nie została. Najczęściej są tą terminy realizacji, albo brak adnotacji „netto”, a więc lapsusy stosunkowo ważne 😜. Pierwszy odruch to oczywiście szybciutko machnąć długopisem i ponownie podać sobie ręce.  Obok tej korekty, chociażby najbardziej nawet drobnej, trywialnej i oczywistej należy od razu złożyć parafki. Ile korekt tyle parafek. Pamiętaj, że ze zmianą, która w chwili jej dokonywania była zgodna być może w przyszłości będą musiały się mocować osoby, które o „kuchni” podpisywania i korygowania tej konkretnej umowy nie będą mieć pojęcia. A bez parafek jakieś tam skreślenia i poprawki sugerują…fałszerstwo! I afera gotowa.

Parafuj wszystko i wszędzie!

Potrzebujesz sprawdzonego wzoru umowy?

Zobacz także:

• Przedłużające się negocjacje – jak szybko zakończyć negocjacje, które prowadzą do nikąd i generują Ci koszty
• Klient który z góry mówi że nie zapłaci – dlaczego nie musisz kończyć projektu, za który i tak nie otrzymasz pieniędzy.

Podziękowania dla:

• Photo by Ali Yahya on Unsplash

Otagowane jako: LinkedIN