Wiem, że przy zawieraniu umów agencje reklamowej za mało korzystają z pełnomocnictw.

Za to nad wyraz chętnie korzystają z następujących „rozwiązań”:

1. podpisanie umowy przez pracownika agencji z adnotacją „z upoważnienia”
2. zaparafowanie ostatniej strony umowy przez właściciela agencji i wręczenie jej pracownikowi („resztę uzupełnicie na spotkaniu„),
3. wysłanie pracownika na negocjacje z podpisem „in blanco” na czystej kartce (!)

Z ręką na sercu: z takimi sytuacjami spotkałem się wielokrotnie i to w różnych branżach. 

Z jakiegoś powodu pracownik agencji reklamowej zasługuje na zaufanie, aby posiadać Twój podpis „in blanco„, ale nie żeby być pełnomocnikiem?

Ok, wiem że to nie jest kwestia zaufania 😁. Po prostu wzór pełnomocnictwa dla agencji to kolejny punkt na Twojej baaaardzo długiej liście „to-do”.

A podpisanie czystej kartki jest takie proste i szybkie…

Podpis *ciach*, pieczątka agencji *pac* i problem załatwiony.

Nawet nie będę Ci głowy suszyć jak bardzo źle podpisywanie czegokolwiek „w ciemno” może się skończyć.

Dlatego zamiast reprymend i przestróg chciałem zaoferować Ci praktyczne rozwiązanie: lekturę tego posta skończysz mając w rękach wzór pełnomocnictwa dla pracownika Twojej agencji.

Zacznijmy jednak od początku czyli od podstawowego pytania..

Po co w ogóle są pełnomocnictwa?

Załóżmy, że tego samego dnia przychodzi Ci podpisywać w imieniu Twojej agencji dwie umowy.

Na jednym spotkaniu być nie chcesz (ale musisz), a na drugim chcesz (ale nie możesz). Dwóch miejscach być się nie da (tę rzadką umiejętność zwaną bilokacją posiadają tylko niektórzy posłowie 😁)

Co teraz?

Najlepszym rozwiązaniem będzie udzielenie pełnomocnictwa.

Pełnomocnictwo jest zazwyczaj krótkim dokumentem, który upoważnia osobę w nim wymienioną do dokonania czynności prawnej w Twoim imieniu. Najczęściej będzie to podpisanie umowy, ale nie tylko.

Taki pełnomocnik może być również umocowany, aby umowę przedłużyć, aneksować ją czy też wypowiedzieć.  Naturalnym kandydatem wydaje się być do tego project manager.

Możliwości jest tutaj na prawdę od groma.

Dokument pełnomocnictwa może być jednorazowym upoważnieniem do podpisania konkretnej umowy albo wielu umów jednego rodzaju (np: o świadczenie usług SEO).

Ba, pełnomocnictwo może nawet wskazywać, że jej posiadacz może dosłownie (prawie) wszystko.

Nie dajmy się jednak zwieść, że temat jest bardzo skomplikowany.

W przeważającej większości pełnomocnictwo będzie krótkie i właśnie nieskomplikowane.

Dokładnie takiego potrzebujesz dla swojej agencji reklamowej i na takim się skupimy.

Przejdźmy teraz punkt po punkcie po elementach jakie powinien zawierać dobry wzór pełnomocnictwa dla pracownika agencji reklamowej

#1 Miejscowość i data

W prawym górnym rogu wpisz miejscowość w jakiej podpisałeś pełnomocnictwo i co ważniejsze: data w jakiej złożyłeś swój podpis

#2 Rodzaj pełnomocnictwa

Nagłówek umieszczany na środku pełni taką samą rolę jak tytuł umowy: informuje każdą osobę czego dotyczy pełnomocnictwo.

To nie jest miejsce na poematy więc wyłóż kawę na ławę 😃.

Jeżeli pełnomocnictwo ma upoważniać do zawarcia umowy o świadczenie usług SEO na rzecz Dobry Klient sp. z o.o to po prostu nadaj mu taki tytuł.

#3 Kto komu

Bezwątpienia kluczowym elementem każdego pełnomocnictwa jest precyzyjne wskazanie kto udziela pełnomocnictwa (mocodawca) a kto je otrzymuje (pełnomocnik).

Jeżeli prowadzisz agencję reklamową w formie jednoosobowej działalności to pełnomocnictwa udzielasz imieniem własnym.

Z kolei jeżeli reprezentujesz agencję będącą spółką z o.o to zadbaj o to żeby na dokumencie znalazły się podpisy wszystkich osób ujawnionych w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Pełnomocnika wskazanego z imienia i nazwiska możesz dodatkowo zidentyfikować wpisując w dokumencie jego numer PESEL albo serię dowodu osobistego.

#4 Druga strona

Dobrą praktyką jest określanie w pełnomocnictwie kto będzie drugą stroną czynności prawnej.

W praktyce oznacza to klienta z którym będzie zawarta umowa 😁.

Dzięki temu klient nie będzie miał wątpliwości, że pracownik agencji „oddelegowany” do podpisania umowy może ją podpisać właśnie z nim.

#5 Składanie i otrzymywanie oświadczeń

Jeżeli chcesz żeby project manager w sposób stały zajmował się danym kontraktem to powinieneś uprawnić go także do otrzymywania oświadczeń woli.

Inaczej powstanie dość kuriozalna sytuacja: project manager może umowę zawrzeć a nawet podpisać zmianę warunków. Ale jeżeli klient będzie chciał umowę wypowiedzieć (złożyć oświadczenie woli) to będzie musiał wysłać je bezpośrednio do Ciebie czy też zarządu agencji reklamowej. Gdyby takie wypowiedzenie wysłał do project managera to byłoby one bezskuteczne.

Z drugiej zaś strony jeżeli pracownik agencji ma jedynie zawrzeć umowę (i na tym kończy się jego udział w sprawie) to upoważnianie go do bycia adresatem oświadczeń klienta nie ma jakiekolwiek sensu.

#6 Czynności szczególne

W pełnomocnictwie dobrze jest również wymienić najważniejsze uprawnienia pełnomocnika.

I to nawet jeżeli z treści dokumentu wynika, że w zakresie tej konkretnej umowy może on wszystko.

Po prostu czym ważniejsza czynność (jak zawarcie aneksu) tym większe spekulacje pokroju „ale czy NA PEWNO może Pan to podpisać?„.

Można je łatwo „przeciąć” wymieniając w treści pełnomocnictwa do czego jego posiadać w szczególności jest umocowany.

#7 Podpis

Pełnomocnictwo kończy się Twoim podpisem składanym imieniem własnym lub agencji-spółki.

Podpis nie musi być czytelny, ale nie powinien pozostawiać wątpliwości kto go składa.

Problem „rozkodowania” podpisu najczęściej rozwiązuje pieczątka firmowa składana obok podpisu.

Jeżeli nie masz takiej pieczątki imiennej to pod swoim podpisem umieś w nawiasie swoje imię oraz nazwisko.

Na marginesie: gorąco namawiam do przybijania pieczątki na pełnomocnictwie. Z jakiegoś powodu obdarzamy je wielkim zaufaniem.

Potrzebujesz sprawdzonego wzoru umowy?

Brak czasu na czytanie?

Zobacz także:

• Nieważność umowy pozycjonowania z powodu braku pełnomocnictwa – dlaczego absolutnie koniecznym jest sprawdzanie przy zawieraniu umowy czy pełnomocnik faktycznie ma umocowanie.
• Zatrudnienie współpracownika b2b  – Agencja reklamowa i jej współpracownik b2b powinni uregulować swoje prawne relacje z pomocą działającej w sposób automatyczny umowy ramowej.

Podziękowania dla:

• Photo by Amy Hirschi on Unsplash