W biznesie bywa zupełnie jak w małżeństwie: czasem stronom jest ze sobą nie po drodze.

Bywa, że Ciebie i klienta dzieli zbyt duża różnica charakterów, aby udało się wam dalej konstruktywnie współpracować.

To się zdarza, zwłaszcza jeżeli między agencją, a klientem od samego początku coś „nie zatrybiło”.

Dużo większa jest jednak szansa, że jeżeli chcesz się z klientem rozejść to druga strona na to solidnie zapracowała.

Na przykład notorycznie przeciągając terminy na akceptowanie przygotowanych przez Ciebie materiałów.

Albo zgłaszając niekończące się poprawki.

Albo jeszcze lepiej: nie zgłaszając poprawek, bo i po co? Skoro i tak temu klientowi nigdy się nie podobało to co dla niego robiłeś.

Bywa, że klient przestaje odbierać telefony, wrzuca Twojego e-maila do spamu, zmienia hasła dostępowe do narzędzi i generalnie staje na głowie żeby uniemożliwić Ci wykonanie umowy.

Być może zastanawiasz się teraz „KTO ma TAKICH klientów?”.

Być może uważasz też, że grubo przesadzam.

Ja natomiast wiem, że jeżeli nie dzisiaj albo jutro to na pewno nie dalej niż w przyszłym tygodniu usłyszę w słuchawce:

„Panie Bartoszu pierwszy raz mam taką sytuację, że klient…”

I tutaj zacznie się wyliczanka:

…obiecuje, że zapłaci, ale nie płaci. 🤔

,..obiecuje, że NIE zapłaci i słowa dotrzymuje 😉.

…NIC nie obiecuje, bo twierdzi, że zrywa umowę 😱.

Jeżeli czegokolwiek nauczyłem się przez ostatnie lata jako prawnik w branży marketingowej to to, że prędzej czy później każdy właściciel agencji trafi na takiego gagatka.

Bez wyjątku.

To niestety kwestia czasu, bo biznes robi się z ludźmi, a ludzie…są po prostu różni.

Porozumienie o rozwiązaniu umowy – czego nie robić

Na początek najłatwiejsze czyli czego nie robić przy rozstaniu z klientem.

Otóż najczęściej naturalną reakcją jest nic nie robić.

Klient nie płaci ostatniej faktury i przestaje się odzywać, a ty spisujesz fakturę na straty i zapominasz o sprawie.

Czy tak można? Można, ale to jest pójście na łatwiznę, a to …rzadko kiedy się opłaca na dłuższą metę.

Bo z prawnego punktu widzenia umowa nadal istnieje i obowiązuje, niezależnie od tego czy strony ją ignorują.

A to może być dla Twojej agencji szalenie niebezpieczna sytuacja, gdy ta umowa nakłada na Ciebie różne obowiązki.

Miałeś opłacać domenę? A pozwoliłeś żeby wygasła!

Miałeś obsługiwać adsy? A pozwoliłeś żeby kampania dalej „leciała” i „przepaliła” budżet.

Miałeś administrować stroną internetową? A wtyczka stwarzająca zagrożenie nie została zaktualizowana lub usunięta.

To znaczy nic z tymi kwestiami nie zrobiłeś, bo uważałeś, że to nie są już Twoje obowiązki.

Tyle, że z prawnego punktu widzenia inaczej się sprawy mają, bo umowa obowiązuje.

TO SĄ NADAL TWOJE OBOWIĄZKI I TO NAWET JEŻELI KLIENT NIE PŁACI (obiecuję więcej nie używać już capslocka 😉)

A gdy mleko się już wyleje to zgadnij, gdzie ten,do tej pory milczący,klient będzie szukać winnego?

Czy uzna, że „w sumie to sam jestem sobie winien” i jeszcze wyśle Ci kartę z przeprosinami?

To mi przypomina rewelacyjną kampanię reklamową Alliantz „cuda się zdarzają, ale nie warto na nie liczyć„.

Albo inny scenariusz z życia mojej praktyki wzięty:

Po trzech miesiącach milczenia klient przesyła do agencji dwudziestostronicowy raport (przygotowany przez znajomego informatyka), z którego wynika, że Twoja agencja SEO wszystko robiła źle.

WSZYSTKO! (znów ten capslock…)

A rzeczony raport jest podpięty do bardzo uprzejmego e-maila, z którego wynika, że albo Twoja agencja SEO owe „wszystko” poprawi, albo „oddawajcie pieniądze, naciągacze!”.

Remedium na takie bolączki to porozumienie o rozwiązaniu umowy.

Porozumienie o rozwiązaniu umowy jak ugoda pozasądowa

Niewiele rzeczy w biznesie potrafi dać taką satysfakcję lub ulgę jak zamknięcie uciążliwego tematu.

Takie prawdziwe zamknięcie, gdy wiesz, że spór został zażegnany i nie będziesz się już zrzymał, gdy mignie Ci przed oczyma nazwa klienta.

Ten stan możesz osiągnąć podpisując z problematycznym klientem porozumienie o rozwiązaniu umowy.

Wiem, trochę jest z tym zachodu, ale…

Zastanów się teraz: jaka jest alternatywa?

Otóż nic tak nie zatruwa życia (tego osobistego i tego zawodowego) jak nierozwiązane kwestie, które przypominają się nam w najmniej stosownym momencie (np: pod prysznicem).

David Allen, guru produktywności i twórca metodologii GTD, nazywa to „ambient anxiety”.

If you haven't got a specific next action on a commitment, you haven't finished your thinking, & it will spin internally–the source of ambient anxiety.

— David Allen (@gtdguy) December 17, 2019

Zawarcie z klientem porozumienia o rozwiązaniu umowy jest więc nie tylko ważne dla Twojego zdrowia psychicznego, ale może także zapewnić Ci spokój i bezpieczeństwo prawne.

Porozumienie o rozwiązaniu umowy nie musi bowiem składać się z jednego, lakonicznego zdania „strony rozwiązują umowę z dniem…”, ale do jego treści może trafić także szereg innych ustaleń.

Wtedy takie porozumienie staje się tak naprawdę ugodą pozasądową, którą możesz uregulować sporne kwestie.

Co powinno zawierać porozumienie o rozwiązaniu umowy

Przede wszystkim porozumienie o rozwiązaniu umowy powinno (i tutaj bez niespodzianek) określać moment rozwiązania umowy.

Nie koniecznie jednak musi to być data podpisania dokumentu, bo dopuszczalne jest rozwiązanie zarówno na przyszłość jak i potwierdzenie, że umowa się rozwiązała w przeszłości.

Przykład:

• Strony rozwiązują umowę ze skutkiem natychmiastowym

• Strony rozwiązują umowę ze skutkiem na koniec miesiąca

• Strony potwierdzają, że umowa rozwiązała się z dniem …..

Ten trzeci punkt jest najlepszy w sytuacjach, gdy umowa faktycznie nie była wykonywana już od np: 2 miesięcy, ale strony dopiero teraz podpisują porozumienie. Wtedy dokument sankcjonuje coś co już faktycznie miało miejsce i ten stan poświadcza jako między stronami bezsporny.

Porozumienie o rozwiązaniu umowy a Twoja faktura

Idealnym scenariuszem byłoby gdyby klient bez gadania zapłacił Twojej agencji fakturę 😉

Ale skoro to się nie wydarzy to drugim w kolejności, idealnym scenariuszem jest żeby chociaż porozumienie o rozwiązaniu umowy zawierało potwierdzenie, że klient ma Ci uregulować zaległe płatności.

Klauzula może brzmieć tak:

AGENCJA wskazuje, że do zapłaty pozostaje faktura VAT nr 13/04/2023, a KLIENT ją uznaje i zobowiązuje się zapłacić do dnia _______

Co to daje?

Taka klauzula w porozumieniu jest podstawą do wydania przez sąd tzw. nakazu nakazowego. Jest to bardzo specjalny rodzaj nakazu zapłaty, który ma masę zalet o których przeczytasz na moim blogu. Naprawdę warto o to zadbać, bo jednym zdaniem możesz oszczędzić czas i pieniądze.

Oczywiście nie każdy klient będzie chciał się w takim porozumieniu „pochwalić” jak bardzo jest Ci dłużny pieniądze.

Spokojnie, na sposoby są sposoby 😃.

Praktycznie taki sam efekt da wpisanie do umowy potwierdzenia, że Twoja agencja marketingowa wykonała wszystko co do niej należało.

Klauzula może brzmieć tak:

KLIENT potwierdza, że AGENCJA prawidłowo wykonała wszystkie prace określone w umowie

Brzmi tylko jak poklepanie Cię po plecach i „good job” rzucone na odchodne?

Otóż taki zapis w porozumieniu jest tzw. „dowodem spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego”, a to również jest podstawą do wydania nakazu nakazowego.

Porozumienie o rozwiązaniu umowy jak protokół odbioru

Na zakończenie warto w porozumieniu odebrać wszelkie prace, zwrócić posiadane dostępy i generalnie jednoznacznie „wyłączyć się” z infrastruktury teleinformatycznej klienta (prawda, że brzmi to bardzo prawniczo? A chodzi o np: hasło do wordpressas😁).

Innymi słowy porozumienie może stanowić dowód, że jak kończyłeś z klientem współpracę to wszystko jeszcze działało, hulało i interes się kręcił.

To zabezpiecza Cię przed późniejszymi roszczeniami, z których wysuwać się obraz, że Twoja agencja, niczym horda Czyngis-chana, zostawiła po sobie tylko spalone zgliszcza.

Wielokrotnie się już spotkałem z sytuacją, gdy klientowi  po odejściu agencji „nagle” zaczął spadać ruch/dochód/konwersja.

I co się wtedy działo?

Ano zamiast dojść do wniosku, że agencja SEO jednak COŚ robiła (chociaż została „pogoniona”, bo rzekomo brała pieniądze za nic 😭) to bywa, że taki przedsiębiorca wietrzy wymierzony w niego spisek.Że niby agencja na odchodne celowo „coś” popsuła, aby mu zaszkodzić.

Dlatego nie „porzucaj” tematu niewygodnych umów i skoro nie uda Ci się już ich zrealizować to przynajmniej doprowadź do ich rozwiązania.

Stracić na tym nie stracisz, być może otrzymasz zaległe wynagrodzenie, a na pewno Twoja agencja reklamowa zyska dodatkowe bezpieczeństwo prawne.

Potrzebujesz sprawdzonego wzoru umowy?

Brak czasu na czytanie?

Zobacz także:

• Wypowiedzenie umowy i jak na nie odpowiedzieć – Wypowiedzenie umowy agencji marketingowej nie zawsze wywoła skutki prawne. Pewne błędy mogą sprawić, że wypowiedzenie będzie bezskuteczne.
• Okres wypowiedzenia umowy – Czy wiesz jak dobrze wypowiedzieć, a następnie obliczyć okres wypowiedzenia umowy? Wszystkie zasady znajdują się w kodeksie cywilnym.

Podziękowania dla:

• Photo by bruce mars on Unsplash