Potrącenie. Kompensacja. Wzajemne umorzenie. Zaliczenie. Rozliczenie bezgotówkowe. Rozliczenie saldami.

Pewnie słyszałeś różne określenia na tą czynność, ale tym właściwym będzie „potrącenie”.

Z góry przepraszam, ale  tym wpisie będzie trochę prawniczo, bo i temat jest troszkę prawno-abstrakcyjny.

Ale obiecuję też, że nie będę szczędzić przykładów 😄.

Jak rozliczyć się gdy jesteście sobie wzajemnie winni pieniądze

Mógłbym napisać: potrącenie jest możliwe, gdy strony są w stosunku do siebie wzajemnie dłużnikami i wierzycielami i posiadają wymagalne wierzytelności pieniężne.

W rzeczywistości chodzi o to:

Klient jest Ci winien pieniądze (za fakturę)

Ty jesteś winien klientowi pieniądze (za karę umowną).

Potrącenie będzie więc polegać na tym, że klient robi Ci przelew pomniejszony o tą karę umowną.

Oczywiście jest możliwe, że klient zrobi Ci przelew na całą fakturę, a Ty przelejesz mu całą karę umowną. Tak też można, ale potrącić jest dużo łatwiej.

I bezpieczniej.

Bo jeżeli to Ty rozliczasz się ze swoim podywkonawcą-freelancerem to zdecydowanie lepiej jest skorzystać z potrącenia niż liczyć, że druga strona będzie „poczuwać się” do przelewu naliczonej kary jak już sama dostanie całą zapłatę.

Potrącenie kwoty większej z kwotą mniejszą

Osobiście nie lubię słowa „kompensacja”, bo ono sugeruje, że potrącić można tylko tak żeby wyszło „na zero”.

Absolutnie nie jest to prawdą.

Potrącić (potrącać?) można ze sobą kwoty w różnych wysokościach i wtedy ta mniejsza znika (no dobrze, umarza się 😄), a do zapłaty pozostaje większa.

Przykład:

• Masz fakturę na 300 zł, a podwykonawca na 500 zł. Potrącasz swoją fakturę i musisz dopłacić różnicę 200 zł.
• Masz fakturę na 1000 zł, a podwykonawca na 200 zł. Potrącasz i możesz żądać zapłaty 800 zł.

Gdy jedna ze stron nie zgadza się z potrąceniem

Potrącenie jest czynnością jednostronną. To nie umowa czy aneks gdzie musisz prosić, grozić albo szukać konsensusu żeby druga strona wyraziła zgodę na potrącenie. To znaczy konsensus jest zawsze super, ale nie jest konieczny.

Jednostronność czynności oznacza, że gdy tylko otrzymasz pismo (o czym poniżej), albo doręczysz takie oświadczenie drugiej stronie to dochodzi do potrącenia.

Czy można kwestionować potrącenie? Można.

Jeżeli to Tobie klient potrącił fakturę to jedynym sposobem wykazania czy potrącenie było zasadne czy też nie (bo np: kara umowna została niesłusznie naliczona) jest złożenie pozwu o zapłatę zaległej faktury.

Jeżeli to Ty dokonałeś potrącenia i nie masz już nic do zapłacenia to pozostaje Ci czekać 😄. Druga strona albo odpuści, albo złoży pozew.

W obydwu takich przypadkach sąd będzie badał skuteczność potrącenia czyli czy były podstawy do jego dokonania. Przy potrącaniu faktur to raczej dość oczywista sprawa, ale przy karach umownych czy odszkodowaniu pewnie wymagane będzie przesłuchanie świadków i przeprowadzenie innych dowodów.

Pamiętaj również, że to strona która powołuje się na potrącenie musi udowodnić w sądzie, że były do tego podstawy.

Jeżeli więc potrąciłeś podwykonawcy z faktury kary umowne za zwłokę to w sądzie musisz co najmniej wykazać:

• jaką umowę zawarłeś z freelancerem i jakie w niej były kary umowne
• jaki termin freelancer miał na wykonanie dla Ciebie zleceneia
• ile i dlaczego ten termin został przez kontrahenta

Wzór oświadczenia o potrąceniu

Potrącić można na różne sposoby.

Można potrącić w sposób dorozumiany czyli po prostu zrobić zrobić mniejszy przelew. Jesteś winien 500 zł, a naliczyłeś karę
100 zł to robisz przelew na 400 zł i uważasz temat za zamknięty. Podwykonawca jest tobie winny pieniądze, ty jesteś mu winien pieniądze, a więc teoretycznie z okoliczności sprawy wynika, że sobie to kompensujecie. Nie polecam jednak tego sposobu, bo sądy są dość niekonsekwentne w zakresie tego czy tak „milcząco” można cokolwiek potrącić.

Lepszym sposobem jest pokuszenie się o opis przelewu. W tytule przelewu wpisz co najmniej „Potrącenie FV/120/18 z karą umowną 100 zł, do zapłaty pozostało 400 zł”. To już wiele wyjaśnia i w razie potrzeby może być dowodem w sądzie.

Jeszcze lepszym sposobem jest wysłanie e-maila.

„Witam

Zrobiłem przelew na 400 zł za fakturę FV/98/18. Potrąciłem 100 zł kary umownej, bo projekt został oddany 5 dni po terminie”

Dla najpoważniejszych spraw zarezerwowałbym list polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru [tutaj możesz przeczytać kilka słów o doręczaniu pism listami poleconymi].

Wzór:

Miejscowość, data

Imię i nazwisko

adres

 

OŚWIADCZENIE O POTRĄCENIU

 

Działając mieniem własnym oświadczam, że potrącam kwotę 100 zł przysługującą mi w stosunku do Pana z tytułu kary umownej z kwotą 500 zł należną Panu z tytułu wykonania usług stwierdzonych fakturą FV/120/18.

W wyniku potrącenia do zapłaty pozostało 400 zł i kwota ta została przelana na Pana rachunek bankowy wskazany w powyższej fakturze VAT.

Tytułem wyjaśnienia podaję, że w łączącej nas umownie zlecenia z dnia 18.04.2018 r. o wykonanie prac programistycznych w §12 zastrzeżona została kara umowna na wypadek opóźnienia z wykonaniem przez Pana usługi. Zgodnie z §6 wszystkie prace powinny być ukończone do dnia 13 maja 2018 r., ale projekt został przez Pana ukończony dopiero w dniu 18.05.2018 r. co potwierdza korespondencja elektroniczna z tego dnia. 

Przez wzgląd na powyższe naliczenie kary umownej, a następnie jej potrącenie z FV/120/18 było zasadne.

Potrzebujesz sprawdzonego wzoru umowy?

Zobacz także:

• Rozdrobnienie roszczenia – jak zminimalizować ryzyko postępowania sądowego, gdy sprawa dotyczy stricte sporu prawnego.
• Zawezwanie do próby ugodowej – co to jest postępowanie pojednawcze i jako może pomóc Ci odzyskać pieniądze, albo uniknąć przedawnienia faktury.

Podziękowania dla:

• Photo by rawpixel on Unsplash