Ponoć takich kolejek jak za PRL-u to już nie ma.

Jako dziecko stanu wojennego niewiele pamiętam z tego okresu.

Ale swoje w kolejkach „odstałem” 😖.

Jako młody prawnik wielokrotnie musiałem udawać się na przeróżne niebezpieczne misje w celu pozyskania różnych papierków.

Była potrzeba wykazania w pozwie, że strony są przedsiębiorcami?

Jeszcze tego samego dnia stałem w kolejce po zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

Załącznikiem do umowy miały być wypisy z Krajowego Rejestru Sądowego?

No to znowu do kolejki z wypełnionym druczkiem i dowodem wniesienia opłaty.

Dzisiaj praktycznie każda informacja jest  wyciągnięcie ręki (pod warunkiem, że Twój smartfon leży w jej zasięgu 😉).

O każdej porze dnia i nocy możesz więc albo oglądnąć kaczkę grającą na bębnie (algorytm youtube ostatnio uznał że to coś dla mnie…) albo w internetowych rejestrach sprawdzić swojego klienta przed podpisaniem umowy.

Kaczka – gwiazda youtuba – nie zająć, nie ucieknie.

Za to poprawne dane do umowy to połowa sukcesu. Druga połowa to ich prawidłowe wpisanie do tejże.

I dzisiaj dokładnie o tym będzie: jak mając dane do umowy zrobić z nich dobry użytek.

Więc zapnij pasy, wstrzymaj oddech i daj mi się porwać na ekscytującą wycieczkę po …komparycjach umów 😉.

Jak prawidłowo oznaczyć stronę umowy i po co?

Zaraz po dużym nagłówkiem z nazwą umowy znajdują się dane zawierających ją stron.

My prawnicy określamy tę część kontraktu jego „komparycją”.

Brzmi elegancko prawda? 🧐

Jest też drugie, mniej dystyngowane określenie: „głowa umowy”.

Za część umowy ma bardzo duże znaczenie, bo po pierwsze dane klienta możesz „przekręcić”.

Co się wtedy dzieje? Umowa może być nawet uznana za nieważną, bo drugą stroną jest np: nieistniejąca spółka.

Nawet jeżeli dane wpiszesz poprawnie to być może źle określisz osobę, która powinna reprezentować klienta przy umowie z Twoją agencją social media.

I co? I znowu umowa może być uznana za nieważną z powodu braku pełnomocnictwa.

Wreszcie różni klienci prowadzą swoje działalności różnych formach prawnych, a te z kolei mają swoje niuanse 😃.

Przykład?

Jeżeli klient prowadzi spółkę jawną to umowę podpisujesz z tą spółką jawną reprezentowaną przez wspólników. Proste.

A co gdy klient ma spółkę cywilną? Tutaj również umowę podpiszą wspólnicy, ALE umowa jest z nimi, a nie ze spółką cywilną jako taką.

Brzmi to trochę przewrotnie i skomplikowanie więc poniżej krok po kroku „odczaruję” ten temat i wprost podam Ci jakie dane do umowy  będą Ci potrzebne w każdym możliwym przypadku.

Dane do umowy z osobą fizyczną

W umowach zawieranych z osobami fizycznymi (np: Twoimi współpracownikami) sugeruję wpisywać numery PESEL.

Wszystkie pozostałe podmioty jakie opisuje poniżej mają numer NIP albo NIP i numer wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Przy osobach fizycznych dokładne wpisanie adresu ich zamieszkania czy numeru dowodu osobistego może okazać się niewystarczające.

Oczywiście umowa na koniec będzie ważna i bez numeru PESEL, ale dla kogo tak naprawdę jest umowa?

No dla kogo? Ano dla sądu 😃.

Chodzi przecież o to, że gdy z ciężkim sercem będziesz musiał iść do sądu to Twoja umowa ma być jak kamizelka ratunkowa.

Ma Ci pomagać.

A jak Twojej agencji reklamowej może pomóc wpisanie do umowy numeru PESEL współpracownika-freelancera?

Otóż zapoznając się z pozwem sąd z urzędu (czyli „sam z siebie”) sprawdza numer PESEL pozwanego we właściwym rejestrze.

Art.  208¹.  [Sądowe ustalenie właściwego numeru identyfikacyjnego]

Sąd z urzędu ustala numer PESEL pozwanego będącego osobą fizyczną, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania lub posiada go nie mając takiego obowiązku, lub numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku jego braku – numer w innym właściwym rejestrze, ewidencji lub NIP pozwanego niebędącego osobą fizyczną, który nie ma obowiązku wpisu we właściwym rejestrze lub ewidencji, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania.

Jeżeli więc pozwany współpracownik ma taki numer PESEL jak wpisaliście w umowie to znaczy, że pozwałeś właściwą osobę.

To znowu tylko połowa sukcesu, bo druga połowa to wygranie sprawy 😉.

Przykład:

✅ Dobrze!

Panem _______________ zamieszkałym w ____________ ul. _________________, __-___ ________, PESEL: ____________________

zwanym dalej WYKONAWCĄ

Na koniec przypomnę tylko, że jeżeli zawierasz umowę z osobą niepełnoletnią (np: bardzo młodym freelancerem) to będziesz musiał uzyskać na to zgodę jego rodziców czyli jego przedstawicieli ustawowych.

Dane do umowy z jednoosobową działalnością gospodarczą

W przypadku klientów prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i współpracowników B2B sprawa jest bardzo prosta: interesuje Cię przede wszystkim ich numer NIP.

Tutaj jednak spotykam się często z podstawowym błędem: agencje zawierają umowę z „firmą”.

Przykład:

❌ Źle!

Firma Handlowa Budownictwo & Spa z siedzibą w _________________, pod adresem: ul ________, __-___ ________, NIP: ____________________

zwanym dalej KLIENTEM

W potocznym języku często mówi się, że ktoś „prowadzi firmę” czyli ma jednoosobową działalność gospodarczą.

Tyle, że „firma” w rozumieniu kodeksu cywilnego to coś zupełnie innego (jest to jeden z tzw. bzików prawniczych 😉).

Art.  43⁴.  [Firma osoby fizycznej]

Firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko. Nie wyklucza to włączenia do firmy pseudonimu lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych określeń dowolnie obranych.

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych agencja reklamowa zawiera umowę z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, a następnie w umowie wskazuje się jej pełną firmę czyli imię i nazwisko oraz dodatkowe określenie.

Przykład:

✅ Dobrze!

Panem _______ prowadzącym działalność gospodarczą jako _________________ z siedzibą w _____________________ pod adresem: ul. __________, __-___ ________, NIP______________

zwanym dalej KLIENTEM

Dane do umowy ze spółką cywilną

Spółka cywilna to naprawdę osobliwy twór – przynajmniej z prawnego punkty widzenia.

Niby to spółka, ale w rzeczywistości tak jakby…nie. Taki nasz prawniczy odpowiednik dziobaka australijskiego 😉.

Najczęstszym błędem jest podpisywanie umowy bezpośrednio ze spółką cywilną – tak jak agencja zrobiłaby to w przypadku spółki z o.o.

Przykład:

❌ Źle!

Producent Mięsa i Odzieży „Złoty Cielec” spółka cywilna z siedzibą w _____________________ pod adresem: ul. __________, __-___ ________, NIP______________

reprezentowana przez: Jana Janowskiego – wspólnika

zwanym dalej KLIENTEM

Tymczasem spółkę cywilną w rzeczywistości tworzą dwaj przedsiębiorcy, których łączy to, że działają wspólnie jako spółka cywilna.

Pokażę Ci to na praktycznym przykładzie 😃.

W CEIDG wpiszę NIP pewnej spółki cywilnej.

…i zamiast otrzymać danych spółki cywilnej której NIP wpisałeś system wyświetli Ci dane wspólników tej spółki.

Wpis dotyczący tych przedsiębiorców nie różni się niczym od innych jednoosobowych działalności jakie znajdziesz w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej.

No z jednym wyjątkiem 😁

Po wejściu na profil każdego z tych wspólników zobaczysz adnotację, że ich jednoosobowa działalność gospodarcza „prowadzone jest wyłącznie w formie spółki cywilnej”

Właśnie z tego powodu dane do umowy powinny składać się ze wskazania działalności obydwóch wspólników, a następnie wskazania, że wspólnie działają w formule spółki cywilnej.

✅ Dobrze!

Panem _______ prowadzącym działalność gospodarczą jako _________________ z siedzibą w _____________________ pod adresem: ul. __________, __-___ ________, NIP______________

Panem _______ prowadzącym działalność gospodarczą jako _________________ z siedzibą w _____________________ pod adresem: ul. __________, __-___ ________, NIP______________

prowadzącymi wspólnie działalność jako _______ spółka cywilna z siedzibą w _____________________ pod adresem: ul. __________, __-___ ________, NIP______________

reprezentowana przez ________________

zwanym dalej KLIENTEM

Dane do umowy ze spółką jawną/partnerską/komandytowa

Ze spółką jawną i partnerską (ta raczej na naszym rynku należy do rzadkości) to jest tak jak ze spółką cywilną. Tylko, że dokładnie odwrotnie 😁.

Tutaj pierwsze skrzypce gra spółka, a wspólnicy/partnerzy/komplementariusze z reprezentują ją przy podpisywaniu umowy.

✅ Dobrze!

________ spółka jawna/partnerska/komandytowa z siedzibą w _____________________ pod adresem: ul. __________, __-___ ________, NIP______________, KRS_____________________, REGON______________

reprezentowana przez ________________ – wspólnika/partnera/komplementariusza

zwanym dalej KLIENTEM

Dane do umowy ze spółką z o.o/akcyjną

Przy spółkach „pełną gębą” takich jak spółka z o.o czy akcyjna obowiązkowo powinieneś sprawdzić w jakim składzie zarząd jest upoważniony do reprezentowania spółki. Czasami będzie to np: sam prezes zarządu, a czasami będzie to prezes zarządu wspólnie z prokurentem, ale tylko w przypadku umów powyżej kwoty xyz złotych. Konfiguracji jest tutaj multum, bo zasadniczo każdy może wymyślić swój unikalny system przedstawicielstwa osoby prawnej.

Jak się w tym połapać?

Otóż dane do umowy obowiązkowo musisz pobrać z onlajnowej wyszukiwarki KRS. Po wpisaniu na tej stronie danych podmiotu zostaniesz przeniesiony na podstronę gdzie znajdować się będzie pole „sposób reprezentacji”.

Będzie ono wyglądać tak:

Na podstawie tego zapisu musisz zweryfikować czy osoby wpisane w umowie rzeczywiście mogą reprezentować spółkę.

✅ Dobrze!

___________ z siedzibą w __________ pod adresem: ul. __________, __-___ ________, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla _________ w ________, Wydział ____ Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS __________, NIP ______________, kapitał zakładowy ________________________

reprezentowanym przez:

_______________ – Członka Zarządu

zwanym dalej KLIENTEM

Potrzebujesz sprawdzonego wzoru umowy?

Brak czasu na czytanie?

Zobacz także:

• Nazwa umowy – Błędna nazwa umowy nie zmienia istoty tego na co agencja reklamowa umówiła się z klientem.Warto jednak przy redagowaniu tytułu umowy zachować staranność.
• Czy naprawdę potrzebujesz umowy? – Czy umowy dla agencji reklamowych to coś absolutnie niezbędnego w biznesie kreatywnym? Prawnik i właściciel dużej agencji mają o tym takie same zdanie.

Podziękowania dla:

• Photo by Levi Jones on Unsplash